Fina förmåner men låg nyttjandegrad? Ta hjälp av digitaliseringen för att göra dina personalförmåner mer lättillgängliga för medarbetarna. Det höjer i sin tur kunskapsnivån, uppskattningen och inte minst nyttjandet. Resultatet är ett ökat värde på förmånsutbudet, men viktigast av allt: nöjdare och mer engagerade medarbetare.
Att erbjuda rätt förmåner har blivit allt viktigare de senaste åren för att vara attraktiv som arbetsgivare. Dessutom kan personalförmåner öka medarbetarnas engagemang.
Men att erbjuda förmåner är en sak. Att få medarbetarna att nyttja dem är en helt annan, vilket många frustrerade HR-team kan skriva under på. Och frustrationen är förståelig för den som har lagt mycket möda på att utforma en förmånsstrategi där utbudet ska spegla företagets värderingar, svara mot de olika behov man ser bland medarbetarna och sticka ut i konkurrensen om eftertraktade talanger.
Ett lågt nyttjande gör också att förmånerna inte levererar det förväntade värdet till arbetsgivare och medarbetare – för att inte nämna de rent ekonomiska resurser som slösas bort på oanvända förmåner. I de allra flesta fall är det inte förmånerna i sig som är problemet. Att medarbetarna inte använder dem beror snarare på bristande medvetenhet i kombination med krångliga beställningsprocesser.
Här nedan hittar du fyra tips för att öka förmånsnyttjandet i din organisation.
1. Öka tillgängligheten
Kan medarbetarna bara få tillgång till information om sina förmåner, och lägga beställningar, under kontorstid? Det gör det svårt för många medarbetare utan ständig tillgång till jobbdator, eller med udda arbetstider, till exempel inom handeln, vården och industrin. Behöver de dessutom skriva ut och fylla i pappersblanketter och skicka in till HR skulle många förmodligen ge upp vid blotta tanken. En sådan process är helt enkelt inte värdig 2020-talet.
I dagens digitala samhälle finns alla möjligheter att anpassa lösningar efter medarbetarna – inte tvärtom. Med en digital förmånsportal eller medarbetarportal har varje anställd en naturlig samlingspunkt där de kan ta del av information och förmåner som gäller för just dem, och logga in när det passar dem själva.
2. Underlätta beställning
Det är egentligen självklart: ju enklare beställningsprocessen är, desto fler medarbetare kommer att använda sina förmåner. I vår vardag som privatpersoner har vi sedan länge vant oss vid att kunna beställa varor och tjänster enkelt och bekvämt online. Enligt rapporten Svenskarna och internet e-handlade nio av tio internetanvändare i Sverige under 2020. En fjärdedel har handlat mer online under pandemin än tidigare. Varför skulle personalförmåner vara svårare att beställa än andra varor och tjänster?
När medarbetarna kan lösa fler uppgifter själva minskar också administrationen för HR. Försäkringar, förmånsbil, oberoende pensionsrådgivning, friskvårdsbidrag eller rabatterad städhjälp för en bättre work life balance – vilka förmåner dina medarbetare än har tillgång till behöver de kunna göra sina val och beställningar enkelt och smidigt online.
3. Höj kunskapsnivån
Inte ens de mest fantastiska förmåner är särskilt mycket värda om medarbetarna inte känner till dem. För att öka medarbetarnas kunskap om vilka förmåner de har tillgång till, och vilket värde de ger, behövs effektiv kommunikation. Och nej, det räcker inte att lägga upp generell information på intranätet och hoppas att medarbetarna ska klicka sig in och läsa. Andelen anställda som självmant sätter sig in i detaljerna kring sina pensions- och försäkringsförmåner är tyvärr försvinnande liten. För maximal genomslagskraft behövs alla kanaler du har tillgång till: email, förmånsportal, pushnotiser i medarbetarappen och sociala medier. Ta med andra ord hjälp av de senaste årens digitala utveckling för att förbättra kommunikationen av personalförmåner. Men glöm inte att komplettera med posters, anslagstavlor och tv-skärmar på arbetsplatserna.
Oavsett om dina medarbetare sitter på ett och samma kontor, jobbar hemifrån eller utspritt på olika platser världen över: med intern kommunikation i flera kanaler, filtrerad efter målgrupp, kan du nå var och en med relevant information som de sedan kan agera på. För när informationen förklarar värdet av förmånerna på ett sätt som är anpassat efter den enskilda individens livssituation, ja då ökar förstås sannolikheten att de gör ett aktivt val att beställa.
4. Se till att allt finns i mobilen
Långt ifrån alla tillbringar sina arbetsdagar bakom ett skrivbord. Om förmånsbeställningar förutsätter tillgång till jobbdator och intranät är risken stor att många stängs ute.
Med en medarbetarapp finns förmånerna tillgängliga i mobilen eller surfplattan var och när som helst. Benifys medarbetarportal finns till exempel även som app i mobilen, med exakt samma funktionalitet som när användarna loggar in via dator. År 2020 gjordes 70% av alla inloggningar till Benifys plattform via mobiltelefon; en ökning från 54% sedan 2017.
Om du som arbetsgivare verkligen vill engagera dina medarbetare med ditt förmånsutbud behöver du kunna nå dem med relevant information – och låta dem lägga beställningar – i den kanal som de alltid har med sig.
Vill du ha tips för en smartare förmånsstrategi? Ett strategiskt utformat förmånsutbud ökar chansen att varje medarbetare hittar något som passar just dem. Saknas det en tydlig strategi för förmåner i din organisation? Ladda ner vår populära guide 5 steg till en framgångsrik förmånsstrategi kostnadsfritt redan idag!
