Att kunna kommunicera effektivt med sin personalstyrka har förstås alltid varit viktigt. Med utbrottet av coviod-19, och vågen av distansarbete som följde i dess spår, blev det helt avgörande. Som tur är har dagens arbetsgivare fler verktyg än någonsin till hands. Varför inte dra nytta av de nya digitala möjligheterna för att öka medarbetarnas engagemang kring sina personalförmåner?
Utvecklingen inom internkommunikation har gått i en hisnande fart de senaste åren. Bara under första halvåret 2018 investerades 1,33 miljarder dollar i HR-tech, vilket var mer än under hela 2017. Summan avser dessutom bara ny teknologi; inte uppgraderingar av befintliga system.
De organisationer som ligger i framkant på dagens arbetsmarknad har insett vikten av att tänka ”mobile first”. Med teknikens hjälp kan arbetsgivare nå fram till sina medarbetare var och när som helst – till exempel med information om personalförmåner.
Här är fem exempel på hur du kan dra fördel av utvecklingen:
1. Förmånsportaler med inbyggda kommunikationsverktyg
Utöver att minska HR-administrationen genom automatisering, och underlätta för medarbetarna att beställa förmåner, har förmåns- och medarbetarportaler förändrat medarbetarupplevelsen i grunden – inte minst när det gäller kommunikation.
När medarbetarna loggar in i sin personliga plattform kan de ta del av nyheter och information från arbetsgivaren i form av meddelanden på välkomstsidan. Här har arbetsgivaren en perfekt anslagstavla för att lyfta fram nya förmåner, eller ändrade villkor i det befintliga utbudet.
Om plattformen dessutom omfattar smarta kommunikationsverktyg kan arbetsgivaren också skapa automatiska påminnelser kopplade till viktiga datum, till exempel när medarbetarna senast behöver nyttja sitt friskvårdsbidrag eller förnya sitt kollektivtrafikkort. Det går också att tidsinställa inbjudningar och gratulationer i samband med särskilda händelser, som när en medarbetare fyller jämnt eller firar jubileum på arbetsplatsen.
2. Möjlighet att nå hela personalen via mobilen
Vad skulle vi göra utan våra mobiltelefoner? Undersökningar visar att en genomsnittlig vuxen ägnar mer än tre timmar per dag åt sin mobil, utöver rena telefonsamtal, och tar upp den var tolfte minut för att se om det hänt något nytt. Var tionde person kollar mobilen så ofta som var fjärde minut.
Med tanke på att 80% av arbetskraften i världen sägs jobba ”deskless”, alltså inte vid ett skrivbord, har dagens arbetsgivare mycket att vinna på att kunna kommunicera till hela personalstyrkan via den kanal som de alltid har med sig.
En medarbetarapp möjliggör för arbetsgivaren att skicka pushnotiser direkt till medarbetarnas mobiler för att till exempel informera om nya erbjudanden eller påminna om att ta del av förmåner innan brytdatum.
3. Individanpassade budskap genom riktad kommunikation
I dagens informationssamhälle blir vi alla fullständigt översköljda av kommunikation. För att ha en chans att nå fram genom bruset behöver budskapet vara relevant och individanpassat.
Som arbetsgivare kan du ta hjälp av digitala kommunikationsverktyg, integrerade i din förmånsportal, för att skapa skräddarsydd och unik kommunikation. Riktad kommunikation innebär att ditt budskap kan modifieras och skickas ut i olika versioner, beroende på vilka de olika mottagarna är.
Med smarta filter kan du skicka olika budskap till medarbetare i olika delar av organisationen, eller i olika länder. Filtrera fram rätt mottagare på grupp- eller individnivå för att till exempel informera om en ny förmån, för att säkerställa att bara de medarbetare som har möjlighet att nyttja förmånen nås av budskapet. Om det gäller förändringar i en befintlig förmån kan du välja att bara informera medarbetare som har en pågående beställning av den aktuella förmånen.
4. Flera kanaler för bättre räckvidd
Olika generationer har olika preferenser när det kommer till kommunikation. Med flera kanaler att välja mellan kan dagens arbetsgivare kommunicera på olika sätt till olika målgrupper.
Digitala verktyg för samarbete kollegor emellan, såsom Slack eller Teams, kan också användas för direktkommunikation om olika förmåner. Ofta finns möjlighet att skapa under-kanaler så att du kan skicka specifika uppdateringar och meddelanden till specifika grupper.
Förmånsportaler med integrerade kommunikationsverktyg möjliggör för admin-användare att själva skapa kommunikation, som sedan kan distribueras via email, pushnotiser eller meddelanden på medarbetarnas personliga välkomstsidor. Därmed kan arbetsgivare nå fram med rätt budskap till rätt person i rätt kanal.
5. Engagera medarbetarna med virtuella verktyg
I takt med att allt fler arbetsgivare låter sina medarbetare jobba hemifrån under pandemin har verktyg för videosamtal och online-möten – som till exempel Skype, FaceTime, Zoom och Microsoft Teams – blivit en självklar del av vardagen och internkommunikationen.
Digitala videomöten för alla anställda, månads- eller kvartalsvis, kan också användas för att informera om uppdateringar av förmånsutbudet, eller påminna om viktiga datum.
Verktygens inspelningsfunktion gör det lättare än någonsin att skapa enkla webbinarier eller informationsvideor om olika förmåner, som sedan kan publiceras i förmånsportalen, på intranätet eller till och med i företagets sociala medier. Korta videoklipp med matnyttig information kan förstås också integreras i den digitala introduktionen av nyanställda.
Sammanfattningsvis har dagens arbetsgivare fler möjligheter än någonsin att nå ut till hela personalstyrkan för att öka kunskapen om – och därmed uppskattningen av – alla de förmåner som ingår i anställningen.
Vill du få fler tips för en smartare internkommunikation? Ladda ner och läs vårt white paper Vad varje arbetsgivare bör veta om effektiv kommunikation, där du också hittar goda råd för kommunikation i kristider.
