I enlighet med myndigheternas rekommendationer för att minska spridningen av det nya coronaviruset uppmanar många arbetsgivare sina medarbetare att arbeta hemifrån. I det här inlägget hittar du tips som håller kommunikationen och teamkänslan uppe under tiden.
På dagens digitala arbetsplatser är många redan vana vid att jobba hemifrån eller på distans, men för andra är det en ny erfarenhet som tar ett tag att vänja sig vid. Hur kan man som chef och arbetsgivare göra för att säkerställa en effektiv kommunikation och hålla teamkänslan uppe?
Här nedan hittar du 5 tips för att kommunicera med dina anställda på distans, skapa sammanhållning och hålla produktiviteten uppe.
1. Erbjud rätt arbetsverktyg
Först och främst behöver dina anställda förstås ha tillgång till alla verktyg som krävs för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Se till att de har en jobbdator, mobiltelefon, eventuellt en extra skärm, men också åtkomst till nödvändiga dokument. Gör en inventering för att säkerställa att ditt team har allt de behöver för att kunna arbeta hemifrån, även under en längre period.
2. Skapa chattkanaler online
Om ni inte redan har gjort det: sätt upp digitala kanaler där dina medarbetare kan chatta med varandra i realtid. Skype, Microsoft Teams och Slack är några populära verktyg för detta. Chatten ger bra möjligheter till att samarbeta och snabbt bolla idéer. Flera av dessa kommunikationsplattformar är dessutom helt gratis att använda.
3. Kicka igång dagen – varje dag
Börja gärna varje arbetsdag med ett kort videomöte med hela teamet, där alla kan dela med sig av vad de jobbar med just nu. Det här bidrar till att hålla teamkänslan uppe. Om teamet är stort kan det vara smart att dela upp det i mindre grupper, och även använda ett ”buddy system”. Det senare innebär att varje medarbetare har en kompis som de stämmer av läget med varje dag.
Oavsett hur ni väljer att göra i just ert team: den dagliga kontakten hjälper medarbetarna att både känna sig motiverade och kunna diskutera utmaningar med varandra. För vissa kommer detta helt naturligt, medan det är mindre självklart för andra. Just därför är det viktigt att sätta en tydlig struktur för kommunikation, och hålla sig till den.
4. Håll veckovisa avstämningar
Lägg in veckovisa avstämningar i kalendern, både på teamnivå och individuellt, för att kolla läget och höra hur det går. Hur ser planen ut för den kommande veckan? Vad gick bra och vad behöver man hjälp med? Glöm inte heller att be om feedback: vad kan du göra för att stötta ditt team på ett ännu bättre sätt?
5. Välj rätt kanal till rätt målgrupp
I e-boken En guide till bättre internkommunikation kan man läsa att effektiv medarbetarkommunikation ökar produktiviteten med upp till 25%, och får medarbetarna att känna både ett ökat engagemang och en starkare sammanhållning. Men var innebär egentligen effektiv kommunikation? Det handlar om att nå medarbetarna där de är, med ett budskap som är relevant och individanpassat. Som arbetsgivare behöver du också vara medveten om skillnader mellan olika generationer och arbetsplatser. Medan babyboomers till exempel föredrar mejl är chattverktyg och sociala medier ett smart sätt att nå fram till Gen Z.
Har du många anställda som inte använder dator i jobbet kan en app för personalen vara ovärderlig, eftersom du snabbt kan nå ut med viktig information via pushnotiser.
Vill du få fler tips för en effektiv kommunikation i arbetslivet? Ladda ner vårt white paper Vad varje arbetsgivare bör veta om effektiv kommunikation redan idag.
