Alla organisationer är unika. Men väldigt många brottas med exakt samma problem – från svårlokaliserad data till strul med friskvårdskvitton och tidskrävande administration.
I det här inlägget går vi igenom tre vanliga utmaningar HR-avdelningar ställs inför – och hur det går att lösa dem.
1. Samla all information och kommunikation på ett ställe
Gör inte medarbetaradministration och kommunikation svårare än det behöver vara. Istället för att sprida ut information i olika system kan ni samla allt på ett ställe – där alla som behöver kan komma åt det. Med en molnbaserad medarbetarportal för förmåner och kommunikation kan ni som arbetsgivare få blixtsnabb tillgång till information och HR-relaterade verktyg, inklusive realtidsuppdaterad data av vilka förmåner som används. Kommunicera med medarbetarna på ett riktat, personligt sätt via ett kommunikationsverktyg där ni kan välja till vem och på vilket sätt budskapet ska levereras på. Via e-post, push-notis i mobilen eller meddelande i plattformen exempelvis.
På samma sätt kan en medarbetarplattform även ge medarbetarna enkel tillgång till all nödvändig information. De kan uppdatera personliga uppgifter, få tillgång till sina förmåner, läsa kommunikation från arbetsgivaren, med mera. Med andra ord blir det tydligt för medarbetarna vart de kan vända sig när de behöver kolla upp något – vilket gör att er HR-avdelning får mer tid till annat.
Det sörmländska byggbolaget SjötorpsHus är en av många organisationer vars medarbetare till stor del jobbar ute på fältet. Därför är det viktigt att kunna tillhandahålla relevant, uppdaterad information både till medarbetare som sitter vid sina datorer, och de som är ute på byggarbetsplatser med bara mobilen till hands. En kraftfull kommunikationslösning och skräddarsydd app visade sig vara den pusselbit som saknades.
– Med Benifys medarbetarportal får vi en helhetslösning både för kontorsanställda och kollegorna ute på byggarbetsplatserna, säger Bruno Maras, ekonomi- och HR-chef på SjötorpsHus.
Läs hur SjötorpsHus löste sina utmaningar.
2. Gör förmånerna individanpassade, lättanvända och attraktiva – för alla
Många organisationer upphandlar själva sina personalförmåner – vilket är en tidskrävande process, som ofta leder till ett begränsat urval (för att inte tala om höga priser). Vi ser ofta att våra kunder sparar både tid och pengar på att använda en digital lösning som samlar redan upphandlade, kontinuerligt uppdaterade förmåner från många olika leverantörer. Därmed ökar också chansen att varje medarbetare hittar något som hen vill ha, om man jämför med ett begränsat utbud. Och i och med att de är samlade på en och samma plats är de både lättare att hitta och att använda för alla medarbetare.
Läs hur IFS ökade sin förmånsuppskattning med 71% och användandet av förmåner med 40% här.
3. Minska arbetsgivarens administrativa börda
Pappersarbete och att manuellt sortera in data i olika system är inte vad de flesta vill ägna sina arbetsdagar åt. Just därför finns det lösningar som automatiserar HR-processer så långt det är möjligt. När det gäller förmåner ser dessa till att ni slipper lägga tid på registrering av löneavdrag, beräkning av förmånsvärden och kostnadsfördelningar av fakturor. Hela kedjan kan hanteras av en extern aktör – från att en förmånsbeställning görs i en portal, till att förmånen levereras till medarbetaren och att ett löneavdrag visualiseras på lönespecifikationen. Och kvittohanteringen, som är en stor tidstjuv för många HR-avdelningar, blir smärtfri när ni använder en molnbaserad förmånsportal. I en sådan hittar ni mängder av leverantörer, vars tjänster kan beställas och bekostas helt digitalt – utan krångel med kvitton och utlägg.
En kund som haft stor nytta av detta är Huddinge kommun. Med 7000 anställda var man som arbetsgivare i stort behov av att reducera tiden och resurserna som lades ner på administration. I den processen har lanseringen av en digital förmånsportal haft avgörande betydelse.
– Vi har sparat in nästan tre heltidstjänster tack vare att Benify tar hand om vår kvittohantering, säger Anna de Verdier, HR-strateg, Huddinge kommun.
Läs mer om Huddinge kommuns digitala resa här.
Redo att ta din organisations HR-arbete till nästa nivå? Våra experter visar gärna hur Benifys verktyg kan engagera just dina medarbetare – och avlasta din HR-avdelning.
