Så gjorde AFA Försäkring för att digitalisera sin preboarding

20.03.31

Med en bra preboarding håller du engagemanget uppe från att din nya stjärna skriver på sitt anställningsavtal tills det äntligen är dags för första arbetsdagen. Det här hjälper medarbetaren att snabbare komma in i sin nya roll, men ger också dig som arbetsgivare fantastiska möjligheter att stärka ditt employer brand. Med rätt verktyg blir preboardingen enkel. Eller som Malin Artvin, HR-partner på AFA Försäkring uttrycker saken: ”bara gör det!”

Allt fler HR-processer blir digitala idag. Fördelarna är uppenbara: minskad administration, ökad kvalitetssäkring och en smidigare upplevelse för både HR och medarbetare. I det här inlägget berättar Malin Artvin hur hon och hennes kollegor på AFA Försäkring tog hjälp av Benifys plattform för att digitalisera sin preboarding-process. Claes Åberg – chef för marknad, utbildning och event – ger också sin syn på det varma välkomnandet han fick som nyanställd på AFA. Läs och inspireras!

AFA Försäkrings 3 snabba tips för att komma igång med preboarding:

1. Använd befintliga resurser

Utgå från material ni redan har, t.ex. videor, policydokument eller e-learning. Ta hjälp av andra team internt. Man kommer långt med små medel, och kan alltid fylla på med mer efterhand.

2. Håll det personligt

Skippa tillrättalagda videoproduktioner med stor budget. Gör det hellre äkta och personligt, som att spela in en välkomsthälsning med mobilkameran.

3. Tänk mobile first

Håll det kort och undvik alltför långa texter. En preboarding ska vara lätt att ta del av medan man t.ex. sitter på bussen.

kvinna-pa-buss-digital-preboarding

Såhär gjorde AFA Försäkring för att komma igång

Malin, när började ni med preboarding på AFA Försäkring?

– Vi började jobba med projektet internt under 2019 och var igång skarpt i januari 2020.

Vad ville ni uppnå när ni införde er digitala preboarding?

– Syftet med att digitalisera vår preboarding-process är dels att underlätta för våra nyanställda att kunna påbörja sin onboarding innan de är på plats. Vi vill också väcka intresse och bygga stolthet inför att börja hos oss. Eftersom det idag är kandidatens marknad förekommer det att medarbetare skriver på avtal för att sedan få ett annat erbjudande hos en annan arbetsgivare. Genom att kommunicera med medarbetaren innan de börjar hos oss hoppas vi också på att medarbetaren ska känna att vi är en attraktiv arbetsgivare och förlänga känslan av att man gjort ett bra val när man bestämde sig för att börja jobba hos oss.

Malin-Artvin-AFA-1

Hur hänger er preboarding ihop med AFA Försäkrings arbetsgivarvarumärke överlag?

– Preboarding är en viktig del i arbetet med vårt arbetsgivarvarumärke. Det finns så många möjligheter att bygga varumärke i denna process.

Kan du beskriva er preboarding-process lite kort?

– Så snart en ny medarbetare har skrivit på sitt anställningsavtal får medarbetaren ett mejl och uppmanas att logga in i preboarding-portalen. Där kan de se en välkommenfilm, läsa om några av våra förmåner och göra vissa beställningar. De kan också läsa om våra värdeord med mera. När det är cirka tre veckor kvar innan man börjar får man ett nytt mejl och kan då börja beställa sitt lunchkort. En vecka innan kan de också se en film om vad som händer första dagen hos oss.

Vilka är de största fördelarna med att erbjuda digital preboarding?

– Förutom att det underlättar för den nya medarbetaren att påbörja sin onboarding tidigare, och att det bygger vårt arbetsgivarvarumärke, är det också ett sätt att underlätta för vår personaladministration. Tidigare skickade vi med papper och blanketter till alla våra nyanställda, och vår personaladministration ägnade mycket tid åt det som vi nu kan digitalisera i Benify-portalen.

Vad har ni fått för reaktioner hittills?

– Vi har fått mycket fin respons från våra nya medarbetare som börjat hos oss. De tycker att det känns proffsigt, informativt och modernt samtidigt som det bygger stolthet.

På vilket sätt använder ni Benifys portal för er preboarding, och varför valde ni att göra det?

– När vi bestämde oss för att digitalisera vår preboarding-process ville vi inte bygga en egen lösning eller köpa in ett nytt system, utan hellre använda något av våra befintliga. Vi använde oss redan av Benifys portal för att visa upp våra förmåner, så när vår kundansvariga på Benify berättade om möjligheten att inkludera preboarding där kändes det som ett naturligt steg. Det är också bra för nyanställda att få logga in och lära känna sin personliga portal, som de kommer att använda mycket när de väl är på plats.

Hur gick det till att bygga upp preboardingen i Benify-portalen?

– I portalen fanns mallar och sektioner som vi helt enkelt fyllde med vårt eget innehåll, som texter, bilder och filmer. Vi hade ganska mycket material sedan tidigare, men spelade också in två nya filmer, en välkomstfilm och en om vad som händer första dagen på jobbet. Vi valde också att lyfta fram våra värdeord, historien om oss, information om våra kollektivavtal och tjänstepension, vår kamratförening samt möjlighet att beställa olika förmåner.

AFA_Benify_portal

Har du några tips för andra arbetsgivare som vill komma igång med digital preboarding?

– Bara gör det, kort sagt. Börja så snart som möjligt med att digitalisera preboarding-processen. Jag är övertygad om att detta snart kommer att vara standard inom rekrytering och onboarding framöver. Det är en bra möjlighet att sticka ut, och behöver inte bli ett stort eller krångligt projekt. Har ni till exempel en portal från Benify redan så prata med er kundansvariga där om vilka möjligheter som finns. Sedan är det bara att sätta igång med material som ni redan har i form av filmer, foton, material kring värderingar och e-learnings. Fyll sedan på med mer material efterhand.

”Mitt tips är att börja så snart som möjligt med att digitalisera sin preboarding-process. Jag är övertygad om att detta snart kommer att vara standard inom rekrytering och onboarding framöver.”

- Malin Artvin, HR specialist och
HR Business Partner

Hur får man till en bra video för sin preboarding?

– Om ni inte har budget för att göra en filmproduktion så gör helt enkelt filmerna själva. Enligt min erfarenhet får egengjorda filmer, som inte är så regisserade, ofta en mer genuin känsla och bättre respons än tillrättalagda filmer. Ta gärna hjälp av interna resurser. En framgångsfaktor hos oss har varit det fina samarbetet mellan HR och kommunikation.

Har du fler tips om hur man ska tänka kring materialet?

– Ta inte med alltför mycket material, och skippa långa texter. Tänk ’mobile first’. Många kommer att gå in i portalen via mobilen, och då behöver det vara kortare texter. Tänk också på vilken känsla du vill förmedla, och inte bara vilken information du vill få ut.

Har ni liknande processer för andra steg under anställningscykeln, som t.ex. kandidatupplevelse, onboarding och offboarding?

– Vi kommer att fortsätta vår digitala resa och har flera påbörjade aktiviteter med fokus på bland annat kandidatupplevelsen, både under rekryterings- och onboarding-processen.

Hur viktigt är det överlag att ha ett starkt arbetsgivarvarumärke och en bra medarbetarupplevelse idag?

– Att vara attraktiv som arbetsgivare är en av våra viktigaste frågor. Vi behöver vara attraktiva både för potentiella medarbetare, men också ha ett stort fokus på att behålla medarbetare.

Claes-Aberg-AFAClaes fick ett varmt välkomnande till AFA Försäkring

En av dem som har fått prova på AFA Försäkrings preboarding som nyanställd är Claes Åberg, chef för marknad, utbildning och event. Förutom tillgång till sin preboarding-portal fick han också ett välkomst-kit med vattenflaska, information och en gratis lunch på AFA Försäkrings café.

Claes, hur upplevde du välkomnandet du fick som nyanställd på AFA Försäkring?

– Mycket bra. Arbetsplats, dator och telefon var klart, vilket verkligen underlättar. En goodiebag med allt från lunchbiljett till pennor och en fin vattenflaska kändes omtänksamt, och toppades av en fin liten blomma. Dessutom fanns jag i systemen och kunde logga in direkt. Jag kunde till exempel enkelt se alla rättigheter, skyldigheter och förmåner samlat. Utöver det så var chefen med mig hela första dagen och guidade, och mina nya medarbetare tog kontakt och presenterade sig. Exemplariskt!

Hur underlättade din preboarding för dig att komma igång som nyanställd?

– Det gjorde att jag kände mig välkommen och lite grann ’på rull’ redan innan första dagen. Dessutom kunde jag förbereda praktiska saker som till exempel att säkra mitt lunchkort och förstå hur det är att jobba på AFA genom informativa och inbjudande filmer. Att VD hälsade mig välkommen kändes lite lyxigt. Nedräkningen av dagar tills jag skulle börja skapade en känsla av att jag var efterlängtad, så det var en kul detalj.

Preboarding-exempel-AFA”Just känslan av att komma till jobbet förberedd, med en hel del viktig och matnyttig information innanför västen, skapar en väldigt positiv start.”
– Claes Åberg, chef för marknad, utbildning och event

Vad ser du för fördelar med preboarding som anställd?

– Just känslan av att komma till jobbet förberedd, med en hel del viktig och matnyttig information innanför västen, skapar en väldigt positiv start. Även att arbetsgivaren visar omsorg och intresse, att man redan innan man börjat känner sig som ’en av oss’ betyder mer än man kan tro. Jag tänker också att man redan från start kan lyfta fram värderingar och värdeord. Det är viktigt både som nyanställd och för organisationen.



Vill du lära dig ännu mer om preboarding? Benifys HR-direktör Josefine Söderqvist och Talent Acquisition Specialist Hannah Steele delar med sig av sina bästa tips i ett inspelat webbinarium.

Till webbinarium

Prenumerera på vår blogg