De 26 000 medarbetarna på omsorgsföretaget Ambea arbetar till exempel inom äldrevården, på stödboenden, med utbildning och bemanning på olika orter i Sverige och Norden. Att snabbt kunna nå ut till hela personalstyrkan – och få dem att känna sig som en del av samma team – är en utmaning även i vanliga fall. Särskilt i en organisation där alla inte har daglig tillgång till jobbdator och intranät. Med coronavirusutbrottet har effektiv kommunikation dessutom blivit viktigare än någonsin.
Filip Carlsson är projektledare på Ambeas kommunikations- och marknadsavdelning. I sin roll samarbetar han mycket med HR-teamet kring arbetsgivarvarumärket och kommunikationen för att skapa bästa möjliga medarbetarresa på Ambea.
Förutom intranätet använder sig Filip och hans kollegor av det kommunikationsverktyg som finns integrerat i Ambea för mig; Ambeas skräddarsydda medarbetarportal från Benify. Verktyget gör det möjligt att skicka ut information via email, pushnotiser i medarbetarnas mobiltelefoner och som meddelanden inne i varje anställds personliga portal.
I det här inlägget berättar Filip Carlsson om hur Ambea använder intranätet och Benifys plattform som kompletterande kanaler för att säkerställa att ingen anställd går miste om viktig information.
Effektiv internkommunikation – vikten av att använda flera kanaler
– Effektiv kommunikation för oss på Ambea innebär att alla anställda, oavsett roll, utbildningsbakgrund eller var i organisationen och landet de jobbar, ska ha tillgång till aktuell information om vad som händer i företaget. Det är såklart extra viktigt i oroliga tider, som med coronavirusutbrottet.
Intranätet är den primära källan för medarbetarkommunikation på Ambea. Men många av företagets anställda sitter inte framför datorn till vardags och har ingen arbetstelefon eller e-postadress via jobbet, förklarar Filip Carlsson:
– Vi behöver fler kommunikationskanaler än intranätet eftersom alla inte tar del av innehållet där. Fördelen med Benifys kommunikationsverktyg är att vi når våra anställda via deras egna mobiltelefoner, i en plattform som de redan är vana vid att logga in i för att se sin lönespecifikation och beställa förmåner.
Kanalstrategin för internkommunikation på Ambea innebär att intranätet och Benifys kommunikationsverktyg kompletterar varandra, säger Filip Carlsson:
– På intranätet är det tänkt att man ska kunna hitta allt. Där publicerar vi uppdateringar av rutiner och styrdokument, men också information från leverantörer, driftsinformation och mycket annat. Det är kanske inte den roligaste typen av information och innehåll, men det är viktigt att det finns. Andra typer av innehåll riskerar dock att ’drunkna’ i det stora flödet. Med Ambea för mig plockar vi ut sådant som vi vill ska få mer uppmärksamhet, för att bygga kultur och intern stolthet. Där kan sådant innehåll också få ligga uppe under en längre tid.
Extra kommunikationsinsatser på grund av coronaviruset
Coronavirusutbrottet har inneburit ett ännu större fokus på kommunikation hos Ambea. Inte minst inom äldreomsorgen har företagets anställda ett extra stort ansvar att skydda sårbara grupper.
– Situationen med coronaviruset har gjort det extra viktigt att vi verkligen får med oss alla medarbetare, så att de känner sig informerade och vet vad som gäller. På intranätet har vi öppnat en hel sektion med samlad information kring virusutbrottet, där vi uppdaterar dagligen. Vi använder samtidigt Benifys verktyg för att nå ut med lite ’lättare’ budskap kring detta. Det är enkelt att lägga upp korta filmer i Ambea för mig, till exempel om vikten av att tvätta händerna ordentligt. Det vet ju våra anställda såklart redan, men det är alltid bra att påminna, säger Filip Carlsson.
Han betonar samtidigt att kommunikationen kring coronaviruset inte bara handlar om rutiner och skyddsåtgärder:
– Nyligen la vi upp en video i Ambea för mig där grannarna till ett av våra äldreboenden applåderade vår personal. Vi har också en daglig verksamhet för personer med kognitiv funktionsnedsättning där man nu tillverkar visir för sjukvården. Det är sådana goda exempel som vi vill lyfta fram internt för att skapa stolthet och sammanhållning.
Videohälsningar för ett personligare ledarskap
Även ledarskapet blir viktigare i tider av oro. Med hjälp av Benifys kommunikationsverktyg kan Ambeas vd nå ut på ett personligare sätt till företagets anställda, berättar Filip Carlsson:
– Vårt kanske viktigaste nya kommunikationsinslag är den veckovisa videohälsningen från vår vd Fredrik Gren. Den lägger vi upp både på intranätet och i Ambea för mig, och skickar ut som pushnotis till mobilen. I de korta filmerna ger Fredrik en sammanfattning av veckan, hur läget har varit och vad vi ser framför oss. Han avslutar alltid med att uppmärksamma vilket stort jobb som görs ute i verksamheterna, och att detta uppskattas och är viktigt. Det är ett direkt tilltal till den enskilda medarbetaren. Syftet är att varje anställd ska känna sig sedd och uppmärksammad, men också känna sig informerad om nuläget, uppdaterade rutiner och aktuella åtgärder, samt kunna få svar på funderingar som exempelvis kring hur det ser ut med skyddsmaterial och utrustning, som ju är en stor fråga inom hela vård- och omsorgssektorn just nu.
Att känna sin målgrupp är A och O – även vid internkommunikation
All effektiv kommunikation handlar om att nå ut med rätt budskap till rätt person i rätt kanal. För att lyckas med detta när det gäller just internkommunikation är det helt avgörande att man känner verksamheten och sina anställda väl, förklarar Filip Carlsson.
– Som kommunikatör eller HR-specialist kanske man sitter på ett huvudkontor där människor har en massa olika funktioner och roller som ligger ganska långt från kärnverksamheten, som ju i vårt fall är omsorg. Om vi ska kunna tala till medarbetarna, och förmedla värde som arbetsgivare med vår vision och värdegrund, så måste vi förstås känna deras villkor och deras vardag, och förstå vilka värden de ser och uppskattar.
Så hur går man bäst till väga för att lära känna sin målgrupp? Det personliga mötet är överlägset, enligt Filip Carlsson.
– På Ambea är vi mycket ute i verksamheterna. Besöken på plats är det som ger mest, tycker jag. Att få tid att sätta sig ner med både medarbetare, omsorgstagare och deras närstående för att få in deras perspektiv, ta del av miljön och aktiviteterna där. Ofta hittar vi då också andra historier och vinklingar än vad vi först tänkt oss. Våra medarbetare är stolta över sin verksamhet och alla har historier att berätta och det är kul att uppmärksamma och förmedla det. Goda exempel kan tjäna som inspiration för andra verksamheter och på det sättet ge ringar på vattnet. Men det finns ju fler sätt att få input från olika delar av verksamheten. På Ambea genomför vi en medarbetarundersökning var sjätte vecka för att ta tempen på hur medarbetarna trivs. Det ger också möjligheter att ställa frågor och fånga upp sådant som medarbetarna uppskattar i sitt arbete, och vad de vill se mer av.
”Om vi ska kunna tala till medarbetarna, och förmedla värde som arbetsgivare med vår vision och värdegrund, så måste vi förstås känna deras villkor och deras vardag.”
Vill du läsa mer om hur Ambea använder Benifys plattform för att öka gemenskapen och stärka arbetsgivarvarumärket i hela organisationen? Ladda ner vårt kundcase här.
För fler tips om effektiv internkommunikation, ladda ner vårt white paper Vad varje arbetsgivare bör veta om effektiv kommunikation.
