Vi lever i en digital värld där vi ständigt är uppkopplade, inte bara i vårt privata liv utan även på jobbet. Med den stora övergången till distansarbete världen över har digitala verktyg, liksom mobil tillgänglighet, blivit ännu viktigare för att kunna jobba effektivt. Det gäller inte minst på HR-området. I det här inlägget får du tips och inspiration inom tre områden där digitala verktyg har gjort stor skillnad för både HR och anställda.
Digitaliseringen av arbetslivet pågick förstås redan före utbrottet av covid-19, men pandemin har skyndat på utvecklingen ytterligare; enligt vissa bedömare med så mycket som tre år. Många medarbetare och organisationer fick på kort tid ställa om till att använda nya digitala verktyg och molnbaserade lösningar i sitt dagliga arbete. Arbetsgivare som hade implementerat smarta lösningar inom HR Tech redan före pandemin hade förstås ett försprång i omställningen.
För att ta reda på mer om digitaliseringen av arbetslivet och HR-arbetet under pandemin genomförde vi på Benify en stor undersökning med cirka 900 HR-anställda. I vårt tidigare blogginlägg Så anpassar sig HR under pandemin kan du läsa fler intressanta insikter från undersökningen, liksom om hur omställningen gick till på energibolaget Öresundskraft.
3 områden där digital HR ger störst effekt
1. Förmånshantering
I vår undersökning uppgav 74% av deltagarna att förmånshanteringen är övervägande digital i deras organisation. Det gör förmåner till det tredje mest digitaliserade HR-området, efter löneadministration och medarbetarundersökningar.
Och det är inte så konstigt att allt fler arbetsgivare använder olika typer av medarbetarportaler och förmånsplattformar för att digitalisera sina personalförmåner och skapa skräddarsydda digitala upplevelser för sina anställda; fördelarna är nämligen många.
Varje medarbetare kan när som helst logga in i sin personliga plattform och till exempel beställa förmåner, hitta information kring sin anställning och se värdet av sin totala ersättning. När förmånerna är lättillgängliga och individanpassade kommer de att nyttjas av fler, vilket gör att arbetsgivaren får bättre valuta för sina förmånsinvesteringar.
Den digitala hanteringen sparar också tid för HR genom minskad administration och färre frågor från medarbetare. Detta frigör resurser till mer värdeskapande arbete – som till exempel att bygga en stark företagskultur. Läs till exempel hur Arbetsförmedlingen sparade tid genom att digitalisera sina processer för bland annat löneväxling och kvittohantering.
2. Medarbetarkommunikation
Visste du att en genomsnittlig vuxen tar upp sin mobiltelefon var tolfte minut? Arbetsgivare som vill förbättra kommunikationen till sina medarbetare behöver alltså erbjuda en mobilanpassad upplevelse.
Dagens medarbetarportal och förmånsplattform kan inte bara användas för personalförmåner, utan också som mobilanpassad personalapp och verktyg för effektiv medarbetarkommunikation. Benifys molnbaserade plattform har till exempel ett integrerat verktyg för riktad kommunikation, som möjliggör för arbetsgivare att nå fram till sina anställda via den kanal som de alltid har med sig – mobiltelefonen.
Det här är förstås extra viktigt för organisationer med personal utspridd på flera olika arbetsplatser och utan tillgång till jobbdator, som till exempel omsorgsföretaget Ambea. Smarta filter gör att budskapen kan anpassas utifrån faktorer som exempelvis ålder eller var i organisationen medarbetaren jobbar.
3. Preboarding, onboarding & offboarding
I vår HR-undersökning fick deltagarna också svara på vilka områden som var mest prioriterade att digitalisera framöver. I topp hamnade onboarding, följt av utbildning & kompetensutveckling. Att digital introduktion av nyanställda är prioriterat är inte så överraskande med tanke på att en tredjedel uppgav att de har slutfört rekryteringar helt på distans, utan att ha träffat kandidaten fysiskt, under pandemin. Detta ökar förstås behovet av genomarbetade processer för både digital rekrytering och remote onboarding.
En lyckad employee experience behöver vara lika proffsig och genomtänkt under varje steg i anställningscykeln (även kallad employee lifecycle). Digitala verktyg underlättar inte bara arbetet för HR, utan uppskattas också av medarbetarna. I en undersökning bland mer än 5000 anställda var de som genomgått digital onboarding hos en ny arbetsgivare, liksom digital offboarding från sin tidigare arbetsgivare, betydligt nöjdare än de som genomgått samma processer utan digitala verktyg.
Hämta gärna inspiration från andra arbetsgivare i vårt inlägg om hur Afa Försäkring digitaliserade sin preboarding eller vårt case om digital onboarding med RO-Gruppen
Vill du ha fler tips och insikter för en bättre medarbetarupplevelse? Ladda ner våra tips för digital pre-, on- och offboarding här!