Nya rutiner, rekrytering på distans och digital fika – coronavirusutbrottet 2020 har vänt upp och ner på arbetslivet på en mängd olika sätt. För att ta reda på hur de stora omställningarna upplevs ute på arbetsplatserna genomförde Benify en enkätundersökning bland över 900 HR-anställda. Här berättar en av dem om hur HR-arbetet har påverkats i en organisation där vissa har kunnat ta med sig jobbet hem, medan andra team fick skärmas av för att undvika smitta och säkerställa att samhällskritiska funktioner kunde upprätthållas.
Kommer anställda att fortsätta jobba hemifrån även när det inte längre behövs ur smittskyddssynpunkt? Hur har arbetet med personalhälsa förändrats? Resultatet av vår undersökning finns nu sammanställt i en kortfattad rapport om hur HR-arbetet har påverkats under pandemin.
En av dem som deltog i undersökningen var 
Marie Siwersson, HR business partner som sedan elva år tillbaka arbetar på Öresundskraft i Helsingborg. Det kommunägda energibolaget har cirka 400 anställda inom flera olika verksamheter med en stor bredd i yrkesrollerna. Många medarbetare arbetar inom elproduktionen, andra ute på fält med att serva kunder, och ytterligare andra på huvudkontoret med exempelvis IT, ekonomi och affärsutveckling. Coronapandemin påverkade förstås de olika delarna på olika sätt, vilket gjorde att Marie och hennes kollegor fick anpassa åtgärderna efter förutsättningarna i varje team.
God krisberedskap i samhällsbärande verksamhet
– Som energibolag har vi ju en samhällsbärande funktion. För att säkra kritiska verksamheter under pandemin satte vi vissa grupper i ett slags karantän. Fram till mitten av september hade andra medarbetare inte tillträde till kontrollrummen där de jobbar, berättar Marie, och framhåller att krisberedskapen är god bland dessa team även i vanliga fall:
– När det blir ett stort avbrott med el eller värme så jobbar de tills det är löst och kallar in folk om det behövs. Det är lite av en brandkårsmentalitet, kris är som en del av vardagen även annars.
Frivilligt för kontorsanställda att jobba hemifrån
För kontorsanställd personal handlade omställningen istället om att anpassa lokalerna och låta medarbetare jobba hemifrån.
– Särskilt för dem som har anhöriga som tillhör en riskgrupp, eller som överlag är mer oroliga av sig, har det varit en trygghet att kunna vara hemma.
Distansarbetet har inte varit påtvingat, utan endast en rekommendation.
– Alla har förstås olika förutsättningar. De som inte har velat eller kunnat jobba hemifrån på ett bra sätt har varit välkomna till kontoret. Vi har haft gott om handsprit framme, och för att underlätta att hålla avstånd har vi flyttat isär skrivbord och tagit bort varannan stol i matsalen.
Tur i oturen med den digitala omställningen
I vår undersökning uppgav 89% att deras medarbetare har fått jobba hemifrån under pandemin. För att distansarbetet ska kunna fungera effektivt behövs förstås rätt utrustning. Här hade Öresundskraft tur med timingen, säger Marie:
– Vi bytte ut alla våra datorer så att alla fick laptops precis innan pandemin slog till. Det var lite i grevens tid, faktiskt. Hade vi inte gjort det så hade vi haft bekymmer med online-möten och så, men nu kunde vi ställa om direkt. Ibland har man helt enkelt flyt.
Att så många medarbetare ställde om till distansarbete och digitala möten på en gång förde med sig positiva effekter, enligt Marie:
– De som kanske inte hade den digitala mognaden tidigare har kommit in i de nya arbetssätten på ett jättebra sätt. Stämningen har varit väldigt förlåtande och alla har hjälpt till när man har kopplat upp sig. Folk har tipsat om att sätta på micken och förklarat hur man delar skärm. Ingen har behövt känna att de inte kan, utan det har gått jättebra.
Rekrytering enligt plan och ny digital onboarding
Enligt undersökningen har 41% av arbetsgivarna fortsatt sin rekrytering enligt plan. Lika många har pausat eller ställt in rekryteringar till viss del, medan 12% har pausat eller ställt in all rekrytering på grund av pandemin. Öresundskraft tillhör den förstnämnda kategorin:
– Våra rekryteringar har fortsatt som planerat, men med en del intervjuer via Teams. Vi har också nyligen implementerat ett verktyg för digital onboarding. Det hade vi först tänkt vänta med tills efter semestrarna, men nu valde vi att lansera i juni istället med tanke på det rådande läget. Eftersom vi inte har haft något förbud mot att vara på arbetsplatsen så har vi kunnat ha en del av introduktionerna på plats, och cheferna har kunnat ta emot sina nyanställda medarbetare. Det har ju varit lite speciellt för dem att inte kunna träffa alla nya kollegor på plats. Men alla har anpassat sig efter situationen och det har gått väldigt bra.
Satsningar på hälsan och utmaningar i att leda på distans
Mer än en tredjedel av deltagarna i undersökningen uppger att pandemin har inneburit förändringar i deras strategiska hälsoarbete. Det största fokusområdet är att förebygga den psykiska ohälsan som riskerar att öka i pandemins spår.
På Öresundskraft har Marie och hennes kollegor insett att ledarskapet på distans innebär en del utmaningar:
– Det vi har hört är att vissa medarbetare inte har känt sig tillräckligt sedda av sina chefer, eller har känt sig ensamma när de inte har kunnat träffa alla kollegor. Så den psykosociala arbetsmiljön har kanske inte alltid varit på topp under distansarbetet. Såhär i efterhand borde vi ha satsat mer på riktade insatser mot våra chefer kring att leda på distans. Den lärdomen tar vi med oss framåt.
Att fysisk träning är bra även för den psykiska hälsan är fastställt sedan länge. På Öresundskraft hade man lägligt nog infört en friskvårdstimme, alltså att medarbetarna får träna en timme på betald arbetstid, innan pandemin bröt ut.
– Friskvårdstimmen har gett väldigt positiva reaktioner. Vi har en tennisbana på tomten och några har tagit initiativ till att jogga tillsammans varannan måndag. Många väljer också att ta möten ute, eller gå lunchpromenader när de jobbar hemma.
Efter att ha vant sig vid att jobba hemifrån: vill medarbetarna tillbaka till kontoret?
När det gäller fortsatt distansarbete efter pandemins mest kritiska fas är det inte helt säkert att arbetsgivare och medarbetare har samma syn. Enligt en undersökning genomförd av Remote Lab är medarbetarna mer positiva än cheferna till att jobba hemifrån.
Knappt 10% av deltagarna i undersökningen uppgav att de kommer att erbjuda sina anställda obegränsade möjligheter att jobba hemifrån när det inte längre behövs ur smittskyddssynpunkt.
Efter sommaren har Öresundskraft börjat uppmuntra medarbetare som har jobbat hemifrån att återgå till att arbeta på plats på kontoret igen, åtminstone några dagar i veckan. Det kan bli en utmaning i vissa fall, tror Marie:
– Många har ju blivit bekväma med att jobba hemifrån, ta möten digitalt och slippa pendla till jobbet. Och flexibiliteten som det för med sig är väldigt positiv. Vi har inte tagit något helhetsgrepp om frågan eftersom vi har så många olika verksamheter. Just nu är det upp till våra chefer att bedöma hur det fungerar på de olika avdelningarna. Jobbmässigt har det flutit på bra för de flesta, men för teamkänslan tror jag det är viktigt att också träffas fysiskt.
Vill du läsa hela resultatet av Benifys HR-undersökning? Ladda ner en överskådlig rapport via länken nedan.
