Kortvarig stress vid enstaka tillfällen är inte farlig för hälsan, utan en naturlig reaktion som hjälper oss att hantera livets olika utmaningar. Långvarig stress, utan möjlighet till återhämtning, kan däremot leda till allvarliga problem med långa sjukskrivningar som följd. En oroväckande trend i dagens samhälle är att ohälsa orsakad av stress och utbrändhet kryper nedåt i åldrarna. Vad kan du som arbetsgivare göra för att minska stressen på din arbetsplats?
1. Ge beröm på rätt sätt
I sin bok Mindset: Du blir vad du tänker diskuterar psykologiprofessorn Carol Dweck skillnaden mellan att ha ett statiskt eller dynamiskt mindset (synsätt). Den som har ett statiskt mindset ser intelligens och förmågor som oföränderliga, medan ett dynamiskt mindset bejakar människors möjligheter att kontinuerligt lära sig och utvecklas. Metoden har bland annat provats i skolans värld, med goda resultat.
Som arbetsgivare kan du uppmuntra en arbetskultur präglad av det dynamiska synsättet genom att ge medarbetarna feedback och beröm på ett sätt som sätter fokus på ansträngningen, snarare än på personliga egenskaper. Rätt hanterat kan beröm hjälpa människor att tro på sig själva, känna sig uppskattade och våga prova nya saker.
Sambandet mellan beröm och minskad stress tas upp i den här artikeln från Forbes, som beskriver en studie genomförd av Harvard Business School. De av deltagarna som fick “läsa positiva utsagor om sina tidigare prestationer var mer kreativa i sitt tillvägagångssätt, bättre på att lösa problem och mindre stressade än övriga deltagare”.
I en artikel på Inc tipsar skribenten Jeff Haden om hur man kan berömma medarbetarnas prestation och resultat, med fokus på ansträngningen som ledde dit:
- "Bra jobbat! Det märks att du har lagt ner mycket tid och jobb på den här uppgiften."
- "Snyggt jobbat! Du klarade en tuff deadline. Tack för att du arbetade så hårt för att få det klart."
2. Öppna upp för kommunikation
Tydlig och transparent kommunikation är grunden till alla goda relationer, vilket förstås även gäller den mellan arbetsgivare och medarbetare. Dålig kommunikation kan leda till känslor av misstro, exkludering och bristande tillhörighet mellan medarbetarna och arbetsgivarens övergripande mål och vision.
En annan artikel från Forbes understryker vikten av tydlig kommunikation för att minska stressen på arbetsplatsen: “Dina medarbetare ska kunna fokusera helt och hållet på att göra det jobb du anställde dem för att göra. De ska inte behöva lägga tid och ansträngningar på att tolka budskap från chefer och ledningsgrupp. Det är viktigt att kommunikationen från ledningen är tydlig, oavsett om den kommer i mejl, möten eller andra kanaler. Förväntningarna behöver vara tydligt definierade och frågor behöver få svar.”
Det är också viktigt att skapa en inkluderande kultur där medarbetarna uppmuntras att uttrycka sina åsikter. Att inte kunna påverka sin arbetssituation, kombinerat med höga krav, är en välkänd riskfaktor för skadlig stress. Genom att välkomna och stötta medarbetarnas förslag och idéer kan du som arbetsgivare främja en kultur präglad av uppskattning, öppenhet, inkludering – och minskad stress.
Anonyma enkäter är ett effektivt verktyg för att ta reda på hur medarbetarna mår och hur nöjda de är med jobbet. Glöm bara inte att följa upp och agera på den viktiga feedback du får.
Vill du ha fler tips för en bättre internkommunikation? Ladda ner vårt whitepaper "Vad varje arbetsgivare bör veta om effektiv kommunikation".
3. Gör det lätt att hitta information
En undersökning av McKinsey uppskattar att högkvalificerade tjänstemän ägnar i genomsnitt “28% av sin arbetstid åt att hantera mejl och nästan 20% åt att leta efter intern information eller hitta kollegor som kan hjälpa dem med specifika uppgifter.”
Samtidigt lägger många HR-anställda stora mängder tid på att svara på medarbetarnas frågor om lön, förmåner, pension, semester, föräldraledighet, sjukfrånvaro och mycket mer.
Genom att implementera användarvänliga molntjänster kan du som arbetsgivare göra relevant och individanpassad information tillgänglig för dina medarbetare när och var som helst.
Den här typen av tekniska lösningar kan, enligt den ovan nämnda McKinsey-studien, öka produktiviteten med 20–25%. När information finns lättillgänglig minskar helt enkelt stressen och arbetsbördan för såväl HR-avdelningen som för övriga medarbetare. 
4. Tänk till kring tillgängligheten
Flexibla arbetstider och möjlighet att kunna jobba hemifrån är en uppskattad effekt av den tekniska utvecklingen, och hjälper många anställda – inte minst småbarnsföräldrar – att få ihop vardagen. Men att kunna läsa mejl på bussen, eller beta av arbetsuppgifter i soffan på kvällen, kan också öka stressen istället för att minska den.
Som arbetsgivare gör du alltså klokt i att tänka igenom hur du vill hantera det nya gränslösa arbetet – även om du kanske inte vill gå lika långt som i Frankrike, där ”rätten att koppla bort” numera finns inskriven i lagen.
För att hitta rätt lösning för just din arbetsplats behöver du involvera medarbetarna. Extra viktigt är att få med cheferna, som självklart bör föregå med gott exempel. Behövs gemensamma riktlinjer och policys för hela organisationen, eller är det upp till varje team att avgöra vad som fungerar bäst i deras grupp? Vilket ansvar har man som chef för att se till att medarbetarna får den återhämtning de behöver? Vad har den enskilda medarbetaren för ansvar att själv sätta gränser genom att till exempel stänga av notiser från jobbmejlen?
Kom ihåg att den stressande tillgängligheten handlar om sådant som att svara på mejl utanför arbetstid, medan det också finns en positiv tillgänglighet i att ge medarbetarna tillgång till stöd och förmåner när det passar dem själva.
5. Ta ett helhetsgrepp om personalhälsan
Förebyggande hälsoarbete är A och O för att minska stressen på lång sikt. Därför är det viktigt att erbjuda medarbetarna ett brett utbud av stöd och förmåner inom hälsa och friskvård. Fysisk aktivitet har bevisade positiva effekter på den psykiska hälsan, men hälsa är självklart mycket mer än träning.
Att minska stressen och öka välmåendet kan också handla om att erbjuda hjälp med det berömda livspusslet. Rabatt på matkassar och hemstädning är bara några exempel på personalförmåner som kan ge medarbetarna mer tid för återhämtning i vardagen. Privatekonomin är en annan stor stressfaktor för många medarbetare. Som arbetsgivare kan du göra mer än du tror för att öka medarbetarnas ekonomiska trygghet.
Det är förstås också viktigt att medarbetarna vet vart de kan vända sig om de behöver vård eller stöd. Även efter lagändringen 2018 kan du som arbetsgivare erbjuda sjukvårdande förmåner till dina medarbetare. Med digitala lösningar finns också nya möjligheter till stöd för den psykiska hälsan.
För att säkerställa att ditt förmånsutbud verkligen motsvarar behoven som finns på just din arbetsplats är det bra att ha en uttalad förmånsstrategi.
Vill du veta mer om vilka verktyg du som arbetsgivare kan erbjuda medarbetarna för att de ska kunna uppnå en bättre hälsa? Ladda ner foldern Hälsoutmaningen gratis via länken nedan.