Reboarding: så välkomnar du medarbetarna tillbaka till arbetsplatsen

Såväl jobbet som livet i stort har behövt anpassas under coronapandemin. När arbetsgivarna gör sig redo att välkomna sina medarbetare tillbaka till arbetsplatserna, efter distansarbete och permitteringar, behövs en genomtänkt reboarding. I det här inlägget får du gott om tips för att lyckas!

Preboarding, onboarding och offboarding är väletablerade begrepp inom HR för att beskriva de olika stegen i anställningscykeln (employee lifecycle). Men vad är egentligen ”reboarding”? Termen brukar framför allt användas för att beskriva processen där en medarbetare behöver återintroduceras till jobbet efter en längre tids frånvaro, till exempel efter föräldraledighet, sjukskrivning eller tjänstledighet.

Det speciella med dagens situation är att många arbetsgivare inte bara behöver skapa reboarding-processer för enskilda individer, utan för alla anställda. Och det handlar inte främst om att medarbetarna ska bekanta sig med den egna rollen på nytt, utan om att organisationen som helhet behöver skapa en fungerande vardag i ”det nya normala” post covid.

Det räcker alltså inte med att öppna portarna och förvänta sig att allt ska börja tuffa på som vanligt. Innan hela personalstyrkan kan välkomnas tillbaka till arbetsplatserna behöver du som arbetsgivare ta fram en strategisk plan för en framgångsrik reboarding.

Arbetslivet kommer inte att bli sig likt igen

Även om anställda gradvis börjar återvända till kontoret så kommer arbetslivet inte att bli som förut. Många organisationer kommer nämligen inte att återgå till ”det gamla vanliga”, där normen var att tillbringa (så gott som) all arbetstid på kontoret. Istället kommer olika hybridformer att bli vanligare. Arbetsgivare och medarbetare behöver komma fram till vad som passar bäst för organisationen, teamet och den enskilda individen.

I Benifys stora undersökning om framtidens arbetsliv, med cirka 32 000 svenska medarbetare, uppgav en majoritet av dem som jobbat hemifrån under pandemin att de vill kunna göra det även framöver. Få kan dock tänka sig att skippa kontoret helt och hållet: 2–3 arbetsdagar i veckan på distans var det populäraste upplägget.

Även arbetsgivarna verkar anse att distansarbetet har fungerat relativt väl: i en undersökning bland cirka 900 HR-anställda uppger 78% att de kommer att ge medarbetare möjlighet att jobba hemifrån även när det inte längre behövs på grund av smittsäkerhet. Bara 10% kommer dock att ge obegränsade möjligheter till distansarbete.

Innan du sätter igång med din reboarding

I pandemins början behövdes snabba åtgärder för att minska smittspridningen. Innan anställda kan välkomnas tillbaka till kontoret är det viktigt att ta fram mer långsiktiga policys och riktlinjer. Har ni till exempel en uppdaterad plan för hur medarbetarna ska sitta? Vilka är era policys för att jobba hemifrån? Finns det hälsoriktlinjer som medarbetarna behöver följa, till exempel begränsat antal personer i mötes- och lunchrum? Behöver medarbetarna använda munskydd? Frågor som dessa behöver besvaras innan det är dags att påbörja en reboarding.

Arbetsgivare bör också förbereda sig på att medarbetarna kan ha vitt skilda uppfattningar om pandemin: från hanteringen i olika länder till smittskyddsåtgärder och vaccinationer. En artikel i brittiska HR magazine beskriver hur pandemin har påverkat och utmanat människor på olika sätt, och att många har starka åsikter om hur den bör hanteras. Därför är det extra viktigt att du som arbetsgivare kommunicerar dina förväntningar och policys på ett tydligt sätt till samtliga anställda.

Ett sätt att minimera risken för konflikter mellan medarbetare är att inrätta en särskild arbetsgrupp med uppgift att hantera den här typen av meningsskiljaktigheter. Det är också viktigt att medarbetarna vet vart de kan vända sig om de har frågor eller är oroliga.

Blandade känslor inför återgången till kontoret

Många anställda har blandade känslor inför att återvända till arbetsplatserna, vilket du som arbetsgivare behöver ha i åtanke i arbetet med att ta fram policys. Enligt American Psychological Association känner sig nästan varannan amerikan (49%) orolig inför att återgå till att interagera med andra ansikte mot ansikte efter pandemin. Nästan lika många (46%) känner sig inte bekväma med att gå tillbaka till att leva på samma sätt som före pandemin.

Även om medarbetarna har saknat sina kollegor och det sociala utbytet på arbetsplatsen kan det finnas en oro för att den förbättrade work-life balance som många har upplevt under distansarbetet nu kommer att gå förlorad igen. Andra kan känna sig nervösa av tanken på sociala interaktioner efter att ha hållit sig mer eller mindre isolerade under pandemin.

För den som har bytt jobb under pandemi, och genomgått en remote onboarding, kan det nu bli dags att träffa sina nya kollegor fysiskt för första gången. Men efter en lång period av distansarbete är det inte bara de nyaste medarbetarna som kan behöva tid att anpassa sig till en annorlunda vardag. Arbetsgivare bör förbereda sig på en övergångsperiod där alla medarbetare gradvis vänjer sig vid att samsas på den fysiska arbetsplatsen igen.

5 tips för en lyckad reboarding

1. Först och främst behöver du som arbetsgivare informera medarbetarna om organisationens policys, riktlinjer och rutiner, liksom hur planen framåt ser ut vad gäller riktning och målsättning, liksom inställningen till flexibilitet och distansarbete.

2. Återvändande medarbetare behöver knappast visas runt på kontoret (om man inte flyttat till nya lokaler förstås), men nya anpassningar av den fysiska arbetsmiljön kan krävas när det återigen blir fler personer på plats. Behöver skrivbord flyttas för att kollegor ska kunna hålla avstånd? Bör antalet sittplatser minskas i vissa mötesrum? Finns tillräckliga möjligheter att tvätta och sprita händerna?

3. Jobba aktivt med att återuppbygga kulturen och sammanhållningen, som kan ha blivit lidande under distansarbetet. Se till att varje medarbetare förstår hur just de bidrar till gemensamma framgångar. Läs gärna vårt tidigare inlägg med tips för hur man skapar en positiv företagskultur!

4. Ta reda på vad medarbetarna efterfrågar och behöver för att göra återgången till kontoret så smidig som möjlig, till exempel genom anonyma enkäter. Det är också ett utmärkt sätt att få in värdefull feedback kring hur medarbetarna mår, hur de hanterar förändringar i sin arbetssituation, vad som fungerar bra och vad som kan bli bättre.

5. Se över utbudet av personalförmåner. I Benifys undersökning om framtidens arbetsliv ansåg bara 13% av medarbetarna att förmånsutbudet från deras arbetsgivare var mycket väl anpassat efter situationen med covid-19. På frågan om vilka förmåner som skulle behövas mer i spåren av pandemin svarade flest medarbetare anpassning för hemmakontoret och friskvårdsförmåner, följt av sjukvårdsförmåner. Ta reda på vilka förmåner som efterfrågas av dina medarbetare, och skapa ett attraktivt och flexibelt utbud som stöttar deras hälsa och välmående på bästa sätt.

Vill du få fler insikter från undersökningen med 32 000 anställda? Gör som över tusen andra redan gjort och ladda ner den matnyttiga rapporten Framtidens arbetsliv: vad dagens medarbetare förväntar sig av sin arbetsgivare.