Sedan coronapandemins början har rekordmånga anställda i Sverige gått över till att jobba hemifrån. Omställningen har fungerat bra för de flesta, men ergonomin i hemmakontoret är tyvärr sällan optimal. För att förbättra den fysiska arbetsmiljön för distansjobbande medarbetare väljer nu flera arbetsgivare att erbjuda kontorsmöbler till hemmet som personalförmån. Möt två arbetsgivare som har valt varsitt upplägg för att göra just detta.
Att sitta på en köksstol – eller använda strykbrädan som ståbord – kanske duger som nödlösning vid enstaka tillfällen. När hemmajobbandet blir normalläge under längre tid behövs dock bättre utrustning för att säkerställa en hållbar fysisk arbetsmiljö.
Tack vare nya leverantörssamarbeten och skräddarsydda lösningar kan Benify-anslutna arbetsgivare sedan en tid tillbaka erbjuda sina medarbetare kontorsmöbler för hemmabruk som personalförmån. Två arbetsgivare som var tidigt ute med att göra just detta är Afa Försäkring och forskningsinstitutet RISE. Hos båda organisationerna jobbar en stor majoritet av medarbetarna, omkring 80%, mestadels hemifrån under pandemin. I det här inlägget berättar HR-specialisterna Martin Svensson på RISE och Maria Liljenberg på Afa Försäkring om hur de genom flexibla förmånsupplägg hjälper sina anställda att optimera sina hemmakontor med ergonomiska kontorsmöbler. De delar också med sig av kloka insikter för ett bättre distansarbete överlag.
Afa Försäkring: flexibel hyra så länge det behövs
Afa Försäkring bekostar hyra av möbler och utrustning, såsom höj- och sänkbart skrivbord, kontorsstol och skrivbordslampa, som medarbetarna får ha hemma under den period som de jobbar hemifrån. Möblerna levereras hem till medarbetarna (och kan hämtas upp igen när de inte längre behövs) av Benifys samarbetspartner, som även erbjuder en rabatt på månadskostnaden till Benify-anslutna arbetsgivare.
– Våra medarbetare beställer själva det som de har behov av via Benify-portalen. Vissa behöver bara ett skrivbord medan andra har behov av hela paketet. Vi som arbetsgivare står fullt ut för kostnaden så länge som pandemin pågår och vi uppmanas arbeta hemifrån, säger HR-specialisten Maria Liljenberg.
Eftersom Afa Försäkring står för hela kostnaden, och utrustningen kan lämnas tillbaka när den inte längre behövs, uppstår ingen förmånsbeskattning för medarbetarna.
– Detta är arbetsredskap som krävs för att våra medarbetare ska kunna utföra sitt arbete, hållbart på distans. De får alltså inte möblerna, utan vi hyr dem under en begränsad period, förklarar Maria.
Att medarbetarna uppskattar sin nya förmån råder det ingen tvekan om:
– Vi har fått en väldigt positiv respons av våra medarbetare. Vi har sett i våra pulsmätningar att just den fysiska arbetsmiljön hemma har varit en utmaning, och att vi nu kan erbjuda en lösning för detta har varit väldigt uppskattat., berättar Maria.
RISE: distansarbetspott för valfria köp av möbler och utrustning
På RISE har man istället valt att erbjuda en särskild budget, eller distansarbetspott, som medarbetarna kan spendera på möbler och utrustning som de själva tycker behövs för att förbättra ergonomin och anpassa hemmakontoret. Det kan till exempel handla om skrivbord, skrivbordsstol, tangentbord eller skärmar, som sedan alltså tillhör medarbetarna och inte RISE som arbetsgivare.
– Vi ville skapa en flexibel lösning som fungerar även efter corona. Någon som jobbar med stora Excelfiler kanske vill ha en stor gaming-skärm, medan en annan kan ha mer nytta av en iPad, berättar HR-specialisten Martin Svensson.
RISE står för kostnaderna upp till ett visst öronmärkt belopp, och eventuell överskjutande kostnad blir till ett nettolöneavdrag. Medarbetarna kan använda sin pott i vilken butik som helst. De laddar upp sina kvitton i Benify-portalen och ersätts sedan för de köp som godkänns med nästkommande lön. Distansarbetspotten ses som lön, och förmånsbeskattas i samband med att ersättningen betalas ut.
Både medarbetarna och HR är nöjda med den flexibla lösningen, berättar Martin:
– Vi hade redan innan pandemin en flexibel förmånspott för alla anställda, så vi var tidigt ute med idéen att skapa en separat distansarbetspott. Tack vare Benify har vi också en lyckad administrativ hantering för detta. Vi har fått mycket positiva reaktioner, och flera har påpekat att vi ligger i framkant med detta upplägg.
Är distansarbete det nya normala?
Ingen av de båda HR-specialisterna tror att saker och ting kommer att gå tillbaka helt till hur det var förut när pandemin är över.
– Hur det kommer se ut efter pandemin vet vi ännu inte, men jag har svårt att se att allt kommer bli precis som innan. Vi ser att vi fortsatt uppnår våra mål och att arbetet utförs med en bra kvalitet även på distans, säger Maria.
– På RISE kommer vi att ge medarbetare möjlighet att jobba delvis hemifrån även efter pandemin. Vi tror att hela arbetsmarknaden kommer förändras till ett nytt normalläge, där hemarbete kommer vara betydligt mer förekommande. Vi arbetar just nu med en riktlinje för hemarbete, som ska hjälpa både chefer och medarbetare i dialogen om vilken omfattning hemarbete är lämpligt i varje enskilt fall, berättar Martin.
Förutom att minska smittspridningen har distansarbetet inneburit fördelar i form av ett enklare vardagspussel för medarbetarna. De slipper till exempel restiden till jobbet, får större frihet att själva lägga upp sina arbetsdagar och kan hämta och lämna på förskolan utan stress.
Utmaningarna handlar om den sociala biten när det personliga mötet försvinner:
– Frågor som man enkelt löste när man träffade en kollega i korridoren eller vid kaffemaskinen blir nu en uppbokad mötestid eller att man löser det själv. Att överhöra och lära av varandra är också såklart något som försvinner, men även det sociala och kreativa som inte blir på samma sätt via digitala möten, säger Maria.
Martin lyfter också fram att ledarskapet blir svårare på distans, och att cheferna i organisationen därför kan behöva extra stöd:
– Den största utmaningen för våra chefer är att känna att de är närvarande och delaktiga i det dagliga arbetet. Det är viktigt att de upprätthåller en tät och regelbunden kontakt med alla medarbetarna. Det är svårare vid hemarbete på heltid, men ett kort videosamtal kan betyda mycket.
Tips för hållbar hälsa när man jobbar hemifrån
Den som jobbar hemifrån kan få svårt att hålla igång rutiner och få struktur på arbetsdagen. Dessutom ökar stillasittandet när mycket av den naturliga vardagsmotionen försvinner.
– Som medarbetare ska man försöka hålla isär arbete och fritid, även när allt sker hemifrån. Det är också viktigt med regelbundna pauser och att man kommer ut för frisk luft och rörelse, och att man har en tydlig start och ett tydligt avslut på arbetsdagen, säger Martin.
På Afa Försäkring har man justerat mötestiderna för att säkerställa möjlighet till paus mellan mötena. Digitala träningspass hjälper medarbetarna att hålla igång även på distans:
– Vi har gjort så att 30-mintersmöten bokas som 25 minuter och 60-minutersmöten som 50 minuter för att medarbetarna till exempel ska kunna ta en kort rörelsepaus eller fylla på kaffet. Vi har också ställt om träningen som vi tidigare erbjöd i vår motionsanläggning så att alla nu kan delta på digitala online-pass alla dagar i veckan. Det ska vara enkelt och lättillgängligt att bryta stillasittandet och röra på sig. Vi erbjuder allt från kortare kontorsrörlighet till mer utmanande HIIT-pass, avslutar Maria.
Är du också en Benify-ansluten arbetsgivare och vill erbjuda kontorsmöbler som förmån till dina medarbetare? Prata med din kontaktperson på Benify!
Vill du få fler tips på hur du kan stötta medarbetarnas välmående med hjälp av förmåner? Läs gärna fler inlägg taggade med personalhälsa och personalförmåner här på bloggen.