Vad är onboarding och varför är det viktigt?

2020-09-30

Idag har de allra flesta organisationer förstått vikten av ett attraktivt arbetsgivarvarumärke (employer brand) som lockar till sig talanger utan att man ens behöver annonsera ut en tjänst. Men vad krävs för att upprätthålla sitt starka varumärke när någon väl har påbörjat en anställning? Den fortsatta medarbetarupplevelsen behöver både motsvara den externa bilden av företaget och leva upp till de förväntningar som väcktes under rekryteringsprocessen. Det är här onboarding kommer in i bilden.

Den första tiden på ett nytt jobb är oerhört viktig och kan avgöra om en medarbetare väljer att stanna kvar på sin nya arbetsplats. En genomtänkt onboarding-process minskar alltså risken för ”rookie turnover”, som innebär att en medarbetare säger upp sig under sitt första år som anställd. Onboardingen är också ett fantastiskt tillfälle att visa upp den interna kulturen och stärka arbetsvarumärket.

Vad är onboarding egentligen?

Onboarding är ett strukturerat arbetssätt för introduktion av nyanställda. Processen kan omfatta allt från att fylla i dokument och beställa utrustning, såsom laptop eller mobiltelefon, till att sätta sig in i företagets historia och värderingar – och förstås lära känna nya kollegor.

Målet är helt enkelt att nykomlingen ska känna sig välkommen och snabbt komma in i sin nya roll. Processen kan påbörjas redan innan första arbetsdagen med en så kallad preboarding.

onboarding

Positiva effekter av en digital onboarding-process

Dagens medarbetare förväntar sig samma digitala nivå på jobbet som de är vana vid på fritiden. Det gäller inte minst de yngre generationerna. Digitala processer för preboarding och onboarding blir också allt vanligare i arbetslivet; en utveckling som har skyndats på ytterligare av coronapandemin.

Tillsammans med YouGov genomförde Benify nyligen en anonym undersökning om bland annat digitala HR-verktyg med ca 5000 deltagare i Sverige, Tyskland och Storbritannien. Resultatet, som kan läsas i Förmåns- & engagemangsrapporten, visar att 81% av medarbetare som genomgått en digital onboarding ansåg att den nya arbetsgivaren levde upp till deras förväntningar, jämfört med 56% av dem som introducerats utan digitala verktyg. De som fått en digital onboarding var också nöjdare med processen.

Hur vanligt är det med digital onboarding?

Undersökningen visade att digitala plattformar för förmåner och kompensation var ungefär lika vanligt förekommande i Sverige och Storbritannien, men mindre vanliga i Tyskland. Bland dem med tillgång till en digital förmånsportal var det vanligare att också onboarding-processen var digitaliserad. En intressant skillnad var dock att bara 54% av de nyanställda medarbetarna i Sverige med tillgång till digital förmånsplattform uppgav att digitala verktyg hade använts vid deras introduktion. Motsvarande andel i Storbritannien var hela 78%.

Såhär kommenterar Josefine Söderqvist, HR-direktör på Benify, skillnaden:

– Många svenska arbetsgivare har nöjt sig med en digital förmånsportal, istället för att ta ett helhetsgrepp och digitalisera hela medarbetarupplevelsen. Det gör att de står sämre rustade än de hade behövt göra nu när pandemin har gjort att fler jobbar hemifrån.

Trots resultatet anser Katie Goodwin, Head of Client Relations International vid Benifys London-kontor, att även brittiska arbetsgivare borde nyttja dagens digitala möjligheter mer:

– Digital onboarding används alldeles för sällan även i Storbritannien. Många arbetsgivare skickar fortfarande hem en bunt paper som medarbetarna ska fylla i. Det har förändrats på senare tid, men det finns mycket kvar att göra. Speciellt under den rådande situationen borde fler arbetsgivare ta vara på möjligheten att introducera nyanställda digitalt.

Kort sagt: arbetsgivare som tar hjälp av digitala verktyg i introduktionen av nyanställda har alltså ett klart försprång gentemot konkurrenterna.

digital-onboarding

Hur fungerar digital onboarding?

I ett tidigare blogginlägg om onboarding på distans berättar Hannah Steele, Manager of Talent Acquisition på Benify, om hur digitala verktyg har hjälpt henne och hennes kollegor att introdocera nyanställda på distans när en stor del av personalen har jobbat hemifrån under coronapandemin. Nya medarbetare har till exempel kunnat logga in i sin personliga plattform för att gå igenom e-learnings och se checklistor på vad de behöver göra under sin första dagar på jobbet.

Det är också viktigt att komma ihåg att jobbet inte bara handlar om jobb, utan också är en viktig social träffpunkt även på distans. Digitala plattformar gör det till exempel möjligt att ha 'Meet n' Greets' online så att nyanställda får en chans att lära känna kollegor från både det egna teamet och andra delar av organisationen.

Digitala onboarding-verktyg hjälper helt enkelt HR att ge nyanställda en kvalitetssäkrad, standardiserad och strukturerad introduktion för att känna sig välkomna på sitt nya jobb – oavsett vilken avdelning de jobbar på eller vem som är deras närmaste chef.


Vill du lära dig mer om digital preboarding, onboarding och offboarding? Ladda ner våra tips idag!

DIGITAL PRE-, ON-, OFFBOARDING TIPS 

Prenumerera på vår blogg