Hur upprätthåller man en stark kultur och god arbetsmiljö när allt fler kontorsanställda jobbar hemifrån? Och kan distansarbetet ge lärdomar att ta med sig när blir dags att återvända till kontoret? Två experter från Benifys eget HR-team – Li Lind, HR Business Partner, och Hannah Steele, Manager of Talent Acquisition – diskuterar i detta inlägg vilka utmaningar och möjligheter som finns med att hantera en personalstyrka på distans.
Vilka är de främsta utmaningarna med att hantera en personalstyrka digitalt på distans?
– Framför allt att kontinuerliga check-ins inte kommer naturligt, som de gör när man möts vid kaffemaskinen eller går förbi varandras arbetsplatser. Detta ställer krav på ledare att tänka nytt för att säkerställa täta check-ins via digitala verktyg. Vi har också uppmanat alla team att införa ett buddy-system, alltså att alla medarbetare har en buddy som de har dagliga check-ins med för att stämma av läget, säger Li.
– Det är också svårt att bibehålla samma typ av samarbete som kommer naturligt när man enkelt kan be kollegan bredvid om hjälp om man kör fast i en specifik arbetsuppgift. För den som är ovan att arbeta remote tror jag att tröskeln att höra av sig på till exempel telefon blir högre, eftersom man är rädd att störa, säger Hannah.
Hur jobbar ni för att hålla uppe motivationen och skapa teamkänsla på distans?
– Förutom dagliga avstämningar rekommenderar vi att regelbundet ha digitala luncher, walk and talk, fika, AW eller liknande. Vi håller även på att implementera tätare pulsundersökningar i organisationen, och de flesta av våra team har detta på plats. Det ger oss fler möjligheter att följa motivationen och stämningen i teamen, säger Li.
Har ni några tips för hur man kan efterlikna en arbetsdag på kontoret hemifrån?
– Det är viktigt att hålla igång sina morgonrutiner så att man kommer igång med dagen. En rask promenad ger frisk luft så att man piggnar till. Är man inte ensam hemma på dagarna är det bra att sätta tydliga gränser mot dem man bor med, till exempel att man gärna umgås runt lunch, men behöver arbetsro mellan vissa klockslag. Man får inte heller glömma bort att ta regelbundna raster, och en längre sammanhängande paus vid lunch, då man lämnar datorn. Sätt gärna ett alarm som påminner, säger Li.
Hur säkerställer man en bra arbetsmiljö för anställda som arbetar hemifrån?
– Den psykiska arbetsmiljön följs bland annat upp med hjälp av dagliga check-ins och andra typer av digitala kontakter med medarbetarna. Den fysiska säkerställer vi genom att uppmana till rörelsepauser, där Hannah har delat med sig av bra övningar. Vissa medarbetare har önskat ta hem kontorsmaterial i form av till exempel stolar för att få en bättre fysisk arbetsmiljö i hemmet. Vi följer också upp kontinuerligt med pulsverktyget, där ledare och medarbetare själva kan följa trender i systemet inom nio olika kategorier, varav arbetsmiljö är en, säger Li.
– Utöver rörelsepauserna uppmuntrar vi till en varierad arbetsställning, även från hemmet. Det är viktigt att komma ihåg att företaget har ett arbetsmiljöansvar även vid arbete hemifrån, fyller Hannah i.
Finns det några fördelar med att jobba på distans och finns det något värde i att kommunicera fördelarna till personalstyrkan?
– Vi vet att produktiviteten ökar hos vissa individer som upplever färre störningsmoment på distans. Jag tycker att man ska uppmuntra medarbetarna att reflektera kring dessa aspekter även när de tillbaka till kontoret. Vissa team har faktiskt fått till en bättre internkommunikation i den nuvarande situationen än när de befann sig på kontoret, vilket också är en bra lärdom att ha med sig när allt återgår till det ’normala’, säger Hannah.
– En annan fördel skulle kunna vara att vi skapar en starkare förståelse för vikten av att kommunicera kontinuerligt med kollegor som sitter på distans även annars, till exempel på våra mindre kontor i andra länder. Nu har vi alla hamnat i situationen att jobba på distans utan kollegor runt omkring oss hela tiden, så den förståelsen hoppas jag att vi tar med oss, säger Li.
Har ni något “pro-tip” för att bibehålla och stärka företagskulturen på distans?
– Vi jobbar sedan tidigare med att skapa, kommunicera och visualisera vår företagskultur digitalt, exempelvis via vår medarbetarportal Benify Universe. Genom en bra preboarding-process kan vi tydligt introducera nyanställda till vår kultur, vilket sker digitalt och remote. På Benify har vi en väldigt stark företagskultur i grunden, vilket innebär att många beteenden kopplade till vår kultur sitter i och tillämpas även vid distansarbete, vilket ledare och andra bör fortsätta uppmuntra. Eftersom vi inte kan arbeta med att stärka företagskulturen fysiskt just nu försöker vi istället ordna olika aktiviteter för att stärka kulturen och teamkänslan, som till exempel quiz, små tävlingar mellan teamen, AW:s och liknande, förklarar Hannah.
Hur säkerställer ni att viktig information om den rådande situationen når ut till hela personalstyrkan?
– Via information i vår medarbetarportal Benify Universe, via email och pushnotiser i Benify-appen så säkerställer vi att vi når ut med uppdateringar till all vår personal. Alla team har också dagliga check-ins där de kan lyfta uppdateringar kring kommunicerad information, säger Li.
Vad vill ni skicka med för sista avslutande tips om vad varje anställd borde införa i sitt hemmakontor?
– Glöm inte att ta pauser. Ta på dig skorna och gå två varv runt huset för att få frisk luft, eller varför inte ta ett snabbt träningspass på lunchen? Det finns många bra videor om man googlar eller kollar på YouTube, säger Li.
– Man blir ofta blir mer stillasittande när man arbetar på distans jämfört med på kontoret. Börja dagen med en promenad, som en transportsträcka till ’jobbet’. Ta gärna en digital walk and talk med kollegan under lunchen. När man är hemma tappar man det naturliga rörelsemönster man har på kontoret, som att gå och hämta kaffe, gå bort till kollegor eller liknande. Därför är det extra viktigt att man ändrar sin arbetsställning under dagen. Om du sitter vid datorn på samma sätt för länge kommer det troligtvis skapas spänningar i dina muskler. Använd köksbordet, skrivbordet, stå upp vid köksbänken, sitt en stund i soffan. Variation är otroligt viktigt under arbetsdagen för att undvika spänningar och smärta i muskulaturen, avslutar Hannah.
6 tips för dig som jobbar hemifrån
- Håll igång morgonrutinerna
Gör ungefär som du brukar för att komma igång med dagen. En rask promenad ger frisk luft som hjälper dig att piggna till. - Inte ensam hemma? Sätt tydliga gränser.
Var tydlig med att du gärna umgås med övriga i hushållet runt exempelvis lunch, men behöver arbetsro mellan vissa klockslag. - Sätt mål varje dag – och bocka av dem
Vad behöver du få klart under dagen? Gör en tydlig lista i början av arbetsdagen, och bocka av i slutet. - Välj arbetsplats med omsorg
Även om soffan eller sängen är sköna så passar köksbordet bättre för arbete, om du inte har ett skrivbord hemma. - Glöm inte rasterna – sätt ett alarm
Ställ in ett alarm på 60 minuter och ta en 5-minuters bensträckare varje gång det låter. Se också till att ta en sammanhängande rast på åtminstone 30–45 runt lunch. - Variera arbetsställning
Man blir ofta blir mer stillasittande hemma, och sitter man på samma sätt för länge skapas spänningar i muskulaturen. Variation är viktigt för att undvika spänningar och smärta.