När livet efter pandemin nu återgår till det normala, ser vi hur många arbetsplatser väljer att inte fortsätta i gamla fotspår, utan istället börjar anpassa sig efter en annan verklighet. Distansarbete, hybridmodeller och nya policys är det som står på agendan för dagens arbetsgivare – men inte helt utan svårigheter.
Innan pandemin fanns det många arbetsgivare där ute som ställde sig skeptiska till att låta personalen arbeta hemifrån. För många var kanske arbete hemifrån något man i sin vildaste fantasi inte kunde föreställa sig. Men saker förändras, det vet vi nu. Och ibland går det fort.
– I dag har vi ett distansarbetesschema på vår avdelning som vi går efter, säger Jenny Wallberg, HR-konsult på Eda kommun i västra Värmland.
Ny rapport från Benify
Faktum är att när Benify ställde frågan till över 500 arbetsplatser i en enkät som skickades ut under våren 2022 och som resulterat i rapporten ”Det nya normala – insikter och lärdomar från dagens arbetsgivare”, svarade endast 3% att personalen måste jobba från kontoret. Distansarbete är således numera fullt accepterat.
– De flesta hos oss på Eda kommun säger att man upplever att distansarbete har effektiviserat möten. Många tycker att det är skönt att slippa åka bil till och från jobbet och säger att de gillar den ökade flexibiliteten, menar Jenny Wallberg.
Det nya normala verkar vara att erbjuda medarbetarna en hybridmodell, något som även datorjätten Microsoft kan gå i god för. De ställde frågan till 300 000 medarbetare världen över om de vill fortsätta jobba på distans även efter pandemin. Hela 70% svarade ja.
Frihet i all ära, men i ett tidigare inlägg från Benify skriver vi om baksidorna med hybridmodellen, som att det till exempel kan vara svårt att få till bra ergonomi när vi arbetar hemifrån. Som ett svar på det har många arbetsgivare börjat erbjuda kontorsmöbler till hemmakontoret.
Andra nackdelar med att jobba hemifrån är att teambuildingen och lagkänslan kan gå förlorad, samt att gränserna mellan privatliv och arbete suddas ut. För vem har inte arbetat hemma och hängt en tvätt i pausen? Och vem har inte känt sig lite ensam?
Utvecklingen av en hybridmodell
På Benify har man infört en hybridmodell, som innebär att medarbetarna även efter pandemin tillåts arbeta hemifrån.
– Vi låter teamen själva bestämma om det är ett visst antal dagar som man behöver vara på plats på kontoret. Så länge det fungerar och att man ser till att skapa forum där man möter sina kollegor, är det okej att vara hemma. Vi tror dock på mixen, och tycker att det är viktigt att mötas fysiskt och interagera för att bli ännu mer innovativa och få energi av varandra, säger Li Lignell, Acting Chief People Officer.
För att få till en fungerade hybrid arbetsplats, har Benify identifierat ett antal framgångsfaktorer. Bland dem finns bland annat att man bör planera aktiviteter då man ses med sitt team, säkerställa att medarbetarna har den utrustning man behöver hemma – och att låta medarbetarnas önskemål om hur de arbetar bäst styra hur hybridmodellen ska se ut för just dem.
– Innan tror jag tyvärr att man på många arbetsplatser använde sina kontor till ett ställe dit man kom för att sätta sig vid sitt skrivbord, ibland stänga in sig i ett rum för att göra sina timmar och sedan gå hem. Som tur är har jag aldrig upplevt Benify så. Nu efter vår flytt av huvudkontor samt andra kontor runtom i Europa så har vi fokus på möten och interaktioner och på ännu mer sociala ytor som främjar kreativitet.
Li Lignell tillägger:
– På Benify gilla vi att samlas och umgås, samtidigt som majoriteten också uppskattar att man nu kan ha flexibiliteten att arbeta hemifrån för att få ihop sitt vardagspussel lättare, oavsett om det är att kunna gå ut med hunden eller hinna luncha med en vän på stan.
Det arbetsrättsliga ansvaret
Den största utmaningen för dagens arbetsgivare verkar dock vara det arbetsrättsliga ansvaret. I Benifys undersökning sa 1 av 4 anser att de inte har tillräcklig koll på det arbetsrättsliga perspektivet vid hemarbete. Flera arbetsgivare som deltog i enkäten uttryckte en frustration kring ansvarsfrågan:
”Vad gäller kring arbetsmiljöansvar och försäkringar när anställda jobbar hemifrån eller på sommarstället i Spanien?”
“Vad har chefen för ansvar för arbetsmiljön på hemmakontoret?”
”På vilket sätt kan man kontrollera och granska arbetsmiljön på hemmakontoret?”
För att komma till bukt med de dilemman som kan uppstå vid arbete hemifrån, är rådande trend för arbetsgivare runtom i landet att upprätta policys för distansarbete. I Benifys rapport, som grundar sig på vår enkät till över 500 arbetsgivare, säger 77% av de som svarat i offentlig sektor – att de har infört en policy för distansarbete.
En policy för cheferna
I Eda kommuns fall är den nya policyn ett ramavtal som har som syfte ”att säkerställa att medarbetarnas fysiska, organisatoriska och psykosociala arbetsmiljö är fungerande och att arbetssituationen i övrigt är hållbar oavsett var medarbetaren utför sitt arbete.” I den finns även det arbetsrättsliga ansvaret integrerat, vilket löser många frågeställningar. Problemet? Att få medarbetarna engagerade.
– Den hjälper nog mest cheferna, för jag tror att många av medarbetarna inte tar sig tid att läsa igenom dokument. Men det är bara vad jag tror, säger Jenny Wallberg.
Så, hur engagerar vi våra medarbetare att aktivt tänka till kring både deras ansvar kontra arbetsplatsens ansvar vid distansarbete? Synen på vilket ansvar som åligger vem, skiljer sig ofta mellan medarbetare och arbetsgivare – det vet vi sedan tidigare.
Är det ”nya normala” med flexibel arbetsplats här för att stanna? En sak är säker, och det är att spiken långt ifrån är satt i kistan. Policys och önskemål om att kunna jobba mer hemifrån är redan här, men det finns fortfarande dilemman att lösa.
Vill du veta mer om vad landets arbetsgivare säger om distansarbete, förmåner och nya policys? Ladda ner Benifys rapport ”Det nya normala – insikter och lärdomar från dagens arbetsgivare”
