Coronapandemin har kastat omkull hur vi ser på vår fysiska arbetsplats och hur vi kan mötas. Att jobba hemifrån och ha möten digitalt har passat bra för många av oss, medans andra har längtat tillbaka till kontoret. Något som är säkert – framtidens sätt att arbeta innebär en hybrid av båda.
Många arbetsplatser hade svårt att acceptera arbete och möten på distans innan coronapandemin slog till. Man skulle ses fysiskt för att jobba, diskutera och mötas. Bara under vissa omständigheter var det okej att mötas digitalt – eller att jobba hemifrån. Ett undantag.
Men nu?
70% av 30 000 tillfrågade medarbetare världen över i en stor undersökning som Microsoft har gjort – säger att de i framtiden vill kunna fortsätta jobba på distans. I samma undersökning svarar 66% av de tillfrågade cheferna att de funderar på att göra om den nuvarande arbetsplatsen till en hybrid.
Hybridmodellen här för att stanna
Hybridarbete är enligt ett flertal studier och undersökningar här för att stanna, vilket betyder att världens medarbetare efterfrågar att kunna arbeta så flexibelt som möjligt. På kontoret när de vill och behöver – hemma eller på distans, när de vill det.
Previa skriver till exempel om Karolinska Institutet, som sedan vintern 2020 planerat för att ställa om till en fungerande hybrid arbetsplats där medarbetarna får jobba 50 procent på distans.
Ett annat exempel är Tidningen Chef, som utbildar chefer i hur man leder i en hybrid arbetsplats och hur vi hanterar att pandemin drivit på digitaliseringen. Nätet svämmar således över av artiklar om hur dagens arbetsgivare ska göra sig redo för det hybrida kontoret – som denna från Jobbland, där man beskriver fördelar som att hemarbete minskar pendlandet och förbättrar sömnen.
Baksidor med hybridarbete
Hybridarbetets baksidor är enligt We Work att det är svårare att få till team-building, vi riskerar att bränna ut oss när vi inte har någon som övervakar, och att kraven på fungerande eller optimal teknik kan ställa till det för många.
Att arbeta ergonomiskt hemifrån är inte alltid helt enkelt, något naprapat Marie Eriksson på Uggla massage & wellness pratar mer om i ett tidigare inlägg här på Benifys blogg.
I undersökningen från Microsoft menar man även att personer mellan 18 och 25 år kan få svårt att vänja sig vid en hybrid arbetsplats, då de har ett större behov av att ses fysiskt när de är i början av karriären:
"60% av de i Generation Z säger att de sliter hårt just nu”, menar Microsoft.
De hybrida mötena
Med några i personalstyrkan på plats, och några på distans – hur leder man då ett hybridmöte? Erik Mattsson driver sedan 25 år tillbaka Ordrum, som bland annat erbjuder träning i hur man håller effektiva möten. Han menar att synen på hybridmöten förändrats drastiskt de senaste åren.
– Tidigare innebar hybrida möten att man la en mobiltelefon mitt på bordet, så att de på distans kunde höra. Men det räcker inte för att skapa ett hybridmöte.
Han fortsätter:
– Fysiska möten är svåra, möten på distans är svårare, men hybridmöten är de allra svåraste. Här ska du ha koll på två grupper – de som sitter i rummet och de som är med på distans, säger Erik Mattsson.
Han menar att det för att få till ett effektivt hybridmöten krävs att de i rummet ser de som är med på distans på skärmen, och att de på distans även kan höra och se bra vad som sker i rummet. Det är A och O. Detta för att undvika att de som inte är där fysiskt endast blir passiva deltagare.
– Mycket ansvar ligger på mötesledaren, inte bara på att tekniken fungerar. Ett tips är att ha två mötesledare. Den ena lär den som leder mötet, den andra är den som har koll på de digitala mötesdeltagarna.
En utmaning med de hybrida mötena är att de som är med på länk riskerar att känna sig utanför.
– De hör när folk i rummet skrattar, men de vet inte åt vad. Då känner de sig som outsiders och inte som aktiva deltagare.
Även om det hybrida möten är det svåraste mötet att genomföra – finns ändå många fördelar, enligt Erik Mattsson.
– Fler kan vara med, det är den stora fördelen. Ses vi endast digitalt finns ingen naturlig motor, inget som driver framåt. I det hybrida mötet smittar ofta gruppdynamiken i rummet av sig till dem som är på distans.
Som mötesdeltagare i rummet bör du veta exakt var en eventuell kamera finns, eller mikrofon. Det är något som mötesledaren ska underrätta gruppen om innan mötet börjar. Och när man sedan kommer med inlägg är det viktigt att tala in i kameran och använda mikrofonen.
– När du har folk med digitalt, ha inte för långa möten. Max 45 minuter. Det ska vara de digitala deltagarnas behov som styr mötet.
Eriks 3 tips för framgångsrika hybridmöten
1. Välj mötesplattform
Microsoft Teams har ett begränsat antal som du kan se, i regel nio personer, oavsett hur många som deltar. Plattformen Zoom är klart överlägsen, menar Erik, här ser du i grundinställningen 49 deltagare.
2. Fundera över verktyg
Ett sätt att skapa interaktivitet är att använda olika verktyg, som exempelvis Menti, för att ställa digitala frågor.
3. Ha två mötesledare
En håller i själva mötet, medans den andre håller koll på de digitala deltagarna och chatten.
Vill du veta mer om framtida trender i arbetslivet? Ladda ner vår rapport Framtidens arbetsliv: Vad dagens medarbetare förväntar sig av sin arbetsgivare – under och bortom pandemin nu direkt.
