Människor reagerar på olika sätt i tider av osäkerhet och oro. Det gäller även på arbetsplatsen. Som arbetsgivare är det viktigt att ha strukturer och rutiner på plats innan det oväntade sker, för att kunna kommunicera på ett sätt som inger trygghet och förtroende hos medarbetarna. Det hjälper hela organisationen att stå stark under en svår period.
När fullt fokus hamnar på hur den uppkomna situationen påverkar leverans till kund, eller hur företaget framstår i media, riskerar man att glömma bort de viktigaste intressenterna av alla: medarbetarna. Här har HR en avgörande roll att spela. Men att ta organisationen genom en svår period är förstås ett teamarbete. Här nedan hittar du fem goda råd på vägen.
1. Sätt ihop ett kristeam
I oroliga tider behövs tryggt ledarskap och enhetlig information. Sätt ihop en liten grupp med nyckelpersoner från ledning, HR och kommunikation med tydliga rutiner för beslutsfattande och kommunikation. Säkerställ tidigt att hela organisationen vet att all kommunikation under den pågående situationen utgår från gruppen, för att undvika motsägelsefulla budskap från enskilda chefer eller individer.
2. Kommunicera regelbundet – och oftare än du tror att du behöver
Oro och rykten sprids otroligt snabbt. I brist på kommunikation från trovärdiga källor frodas spekulationer och missförstånd, både i fikarum och på sociala medier. Sätt tidigt upp en rutin för till exempel dagliga informationsmöten, utskick eller publiceringar vid ungefär samma tid, så att medarbetarna vet när de kan förvänta sig en ny uppdatering kring läget. Att inget nytt finns att rapportera är också värt att kommunicera. Håll varje uppdatering kortfattad så att medarbetarna inte överlastas med information. Då finns risken att de inte tar till sig allt. Tänk också på timingen: om en arbetsplats behöver stänga ner, och medarbetarna hålla sig hemma, måste denna information gå ut innan även den mest morgontidiga personen hinner fram till jobbet.
Behöver medarbetarna arbeta på distans en längre period? Missa inte dessa 5 tips för effektiv kommunikation när dina anställda jobbar hemifrån.
3. Använd flera kanaler
Utgå från de förutsättningar som finns i just er organisation för att säkerställa att alla anställda verkligen nås av viktiga uppdateringar, framför allt om du behöver kommunicera till personer som inte befinner sig på sin arbetsplats. Att medarbetare som jobbar vid en dator är mer välinformerade än dem som jobbar utspritt i organisationen riskerar att skada sammanhållningen. Tänk därför längre än bara intranät och jobbmejl, även om de förstås är viktiga kanaler. ”Mobile first” är ett bra ledord när de allra flesta har sin smartphone till hands, både hemma och på jobbet – och på transporterna däremellan. Om du erbjuder en app till medarbetarna kan du till exempel skicka ut pushnotiser.
4. Våga video
Video är ett enkelt, effektivt och personligt sätt att kommunicera som numera finns tillgängligt för vem som helst som har en mobiltelefon. Låt vd, eller en annan nyckelperson i ledande ställning, spela in korta videohälsningar som kan spridas digitalt till alla medarbetare. Släpp kraven på proffsig produktion. Det viktigaste är att hålla en trygg och personlig ton som får medarbetarna att känna att ledningen jobbar på att lösa situationen så bra som möjligt utifrån de förutsättningar som finns, och att ingen anställd är bortglömd.
5. Glöm inte att utvärdera
När den värsta stormen har blåst över är det förståeligt om man vill ta itu med allt som kanske har fått stå tillbaka under tiden som krisen har pågått. Men glöm inte bort att att reflektera över vad som gick bra och vad som skulle kunna ha gjorts bättre. Finns det lärdomar att ta med till nästa gång? Gick det att nå ut till alla anställda på ett effektivt sätt, eller behövs nya verktyg och kunskaper? Be gärna medarbetare och chefer om feedback kring hur de upplevde kommunikationen. Använd insikterna för att uppdatera era krisplaner och chefsutbildningar. Kriser kommer i många former. Planer för hur de ska hanteras – och kommuniceras – behöver vara levande dokument.
Vill du lära dig mer om effektiv medarbetarkommunikation? Ladda ner vårt senaste white paper redan idag!
