Våren 2019 kom nyheten att Göteborgs Stad investerar i en förmånsportal för sina tiotusentals medarbetare. I november var det dags för den första lanseringsfasen, där de cirka 42 000 anställda i stadens 31 förvaltningar fick tillgång till sin personliga portal. Här berättar Christel Olsson, verksamhetsutvecklare inom HR på Göteborgs Stad, om projektet och vilka förmåner som är populärast bland stadens anställda hittills.
Vad har din roll varit i den här processen?
– Jag har varit stadens projektledare för förstudien, upphandlingen och införandet av den nya förmånsportalen.
Vad var det främsta syftet till att ni valde att lansera en portal från Benify?
– Göteborgs Stad ville modernisera arbetet med personalförmånerna för att vara en attraktiv arbetsgivare. Genom att få en likställd och tydlig presentation och effektivare administration av personalförmåner tror vi att chefer och medarbetare kan få avlastning och en känsla av uppskattning.
Hur har det varit att samarbeta med Benify under lanseringsfasen?
– Det är roligt att samarbeta med Benify eftersom alla vi kommer i kontakt med är professionella och trevliga och hjälper oss att få en bra förmånsportal. Det känns som om vi är i trygga händer genom det här projektet.
Vilka reaktioner har ni fått från medarbetarna hittills?
– Nu har vi haft förmånsportalen i tre veckor och ungefär hälften av våra 42 000 anställda har loggat in. De tycker att portalen är snygg och lätt att hitta information i.
Är det några förmåner som är extra populära bland medarbetarna?
– Det som verkar mest populärt hittills är Västtrafikkort, Lisebergskort och friskvårdsutbudet.
Är det någon förmån som du är extra stolt över att kunna erbjuda?
– Jag är extra stolt över Göteborgs Stads egna aktörer som delar med sig av olika erbjudanden. Och naturligtvis pensionsrådgivningen från Lifeplan, som kommer att ge stadens anställda en möjlighet att höja sitt pensionskapital. Lifeplan har redan blivit en snackis i organisationen!
Hur kommer ni att jobba vidare med förmånsportalen framåt? T.ex. nya funktioner eller förmåner som ska läggas till?
– Vi har en förvaltare av tjänsten, ett strategiskt förmånsråd och ett nätverk med representanter för förvaltningar och bolag som kommer att arbeta med att utveckla stadens förmånsutbud och hur vi använder förmånsportalen. När vi har varit inne en längre tid och fått del av Benifys information och statistik ser vi goda möjligheter att kunna utveckla oss och bli än mer attraktiva som arbetsgivare.
Agila arbetssätt för en komplex lansering
Jesper Johansson, projektledare på Benify, är den som har huvudansvaret för lanseringen av Göteborgs Stads förmånsportal från Benifys sida.
Vilka är de största utmaningarna med att implementera en förmånsportal för en arbetsgivare av den här storleken?
– Det är att organisationen som helhet är så komplex, med sina olika förvaltningar och kommunägda bolag. HR-direktören för Göteborgs Stad berättade att nya leverantörer till kommunen ofta underskattar organisationens komplexitet och därför behöver förlänga sina leveranstider. Därför känns det extra bra att vi kunde lansera portalen för alla förvaltningar den 14 november, enligt den tidsplan vi satte i mars när vi inledde projektet.
Hur tog du och dina kollegor på Benify er an det här projektet?
– Vi insåg tidigt att vi skulle behöva dela upp lanseringen i flera steg, just eftersom organisationen är så komplex. Uppdelningen gjordes baserat på de olika lönesystemen, där förvaltningarna fick bli först ut eftersom de har samma lönesystem. Vi satte ihop en styrgrupp tillsammans med kommunens HR-direktör och andra representanter från både kommunen och Benify, med löpande träffar ungefär varannan månad, för att kunna lyfta olika frågor och få snabbare beslut.
Vilka framgångsfaktorer ser du som bidrog till att ni lyckades hålla tidsplanen?
– Christel har gjort ett fantastiskt jobb med att vara vår koordinerande kontaktperson från Göteborgs Stads sida. Hennes engagemang har varit otroligt viktigt och uppskattat. Vi hade också en längre testperiod än vad vi brukar ha, för att kunna upptäcka och lösa småproblem i tid innan vi lanserade för tiotusentals användare. Jag vill även lyfta fram våra egna duktiga team på Benify och Lifeplan. Det är en styrka att ha interna experter inom inte bara UX och IT-utveckling, utan också inom till exempel pension och försäkring.
Hur kommer Benify att jobba vidare för att utveckla portalen tillsammans med Göteborgs Stad?
– Nu går vi ni i nästa fas med att lansera förmånsportalen för de omkring 30 kommunala bolagen. Komplexiteten kommer att vara stor även framöver, i och med att bolagen är ganska olika sinsemellan. Vi kommer att behöva jobba väldigt agilt för att snabbt kunna anpassa oss efter förändrade förutsättningar.