Dagens internkommunikatörer har betydligt fler verktyg än intranätet till hands. Allt fler arbetsgivare använder digitala plattformar och appar för att förenkla hanteringen av personalförmåner, men också stärka relationen till sina anställda genom effektiv medarbetarkommunikation. I det här inlägget har vi samlat tips och best practices från fem ledande organisationer i fyra olika länder. Läs och inspireras av hur de tar hjälp av digitaliseringens möjligheter för att nå fram till och engagera var och en av sina medarbetare.
Hur gör man då för att uppnå en effektiv och engagerande internkommunikation? De viktigaste lärdomarna från ledande arbetsgivare kan sammanfattas i tre punkter. Kommunikationen till medarbetarna behöver vara:
- Värdefull för mottagaren ("what's in it for me?")
- Individanpassad
- Tillgänglig i mobilen
Utspridd personalstyrka? Tänk "mobile first"!
Ambea är ett av Nordens ledande omsorgsföretag. Koncernens cirka 26 000 anställda arbetar inom en rad olika verksamhetsområden och på många olika orter, vilket gjorde det till en utmaning att snabbt kunna nå ut till alla och få dem att känna sig som en del av samma team.
Idag tar Ambea hjälp av de verktyg för intern kommunikation som finns integrerade i deras medarbetarportal Ambea för mig. Därmed kan de nå sina medarbetare i flera kanaler, såsom email, meddelanden inne i själva portalen eller pushnotiser i mobilen.
“Många av våra anställda sitter inte framför datorn till vardags och har ingen arbetstelefon eller e-postadress via jobbet. Det här gör att vi behöver andra kommunikationskanaler än bara intranätet. Med medarbetarportalens kommunikationsverktyg når vi våra anställda via deras egna mobiltelefoner, i en plattform som de redan är vana vid att logga in i för att se sin lönespecifikation och beställa förmåner”, säger Filip Carlsson, projektledare inom marknad och kommunikation på Ambea.
Effektiv internkommunikation bortom kontoret
Ett annat företag med fler anställda ”på golvet” än på kontoret är den tyska byggvarukedjan Bauking. Precis som Ambea tar Bauking hjälp av en app för att nå ut till sina tusentals medarbetare utspridda på olika arbetsplatser. I medarbetarappen BAUKING4you kan företaget dela med sig av viktiga uppdateringar, men också lägga upp bilder och videor.
“Med BAUKING4you når vi inte bara de medarbetare som har jobbdator, utan alla, även de som till exempel jobbar på lagren eller inom logistik,” berättar Marc-Oliver Windbacher, Divisional Manager of Human Resources Management på Bauking.
Tips! Läs mer om fördelarna med en medarbetarapp i inlägget 3 anledningar att lansera en app för dina medarbetare
Se till att ingen medarbetare missar värdefulla förmåner
Mobil tillgänglighet gör det också lättare att kommunicera ut förmåner och erbjudanden till medarbetarna. Det kan läkemedelsföretaget MSD intyga. För att säkerställa att ingen anställd missar när en ny förmån finns tillgänglig använder MSD kommunikationsverktygen i sin förmånsplattform för att skicka ut mejl, pushnotiser i mobilen eller meddelanden inne i plattformen:
“Det är väldigt viktigt för oss att våra medarbetare känner till värdet av sin kompensation och sina förmåner, att de förstår att vi är en bra arbetsgivare som vill attrahera och behålla våra talanger”, säger Isabelle Couquiaud-Schbath, Compensation & Benefits Associate Director för MSD i Frankrike och Belgien.
Även läkemedelsföretaget AstraZeneca använder en förmånsplattform och app för att kommunicera med sina medarbetare och öka personalens medvetenhet om företagets förmånsutbud:
“Vi ville göra det omöjligt för folk att missa något. Bara två månader efter att vi lanserade plattformen hade kännedomen om den totala ersättningen ökat med nästan en fjärdedel”, berättar Ulf Holmgren, Regional Benefits Lead på AstraZeneca.
Individanpassa kommunikationen för maximal träffsäkerhet
Enligt den här artikeln med statistik om email tog en genomsnittlig kontorsanställd emot cirka 90 mejl om dagen mellan 2014 och 2018. Hur många av dessa var individanpassade och relevanta för den enskilda medarbetaren?
I det ständiga flöde av information som vi lever i idag är det helt avgörande att individanpassa sitt budskap för att nå fram. Det vet HR-teamet på Krifa, som med sina mer än 20 000 medlemmar är ett av Danmarks största fackförbund. Med hjälp av smarta filter i sin förmånsplattform kan Krifa skicka ut riktade budskap som anpassas beroende på vilka grupper, avdelningar eller regioner som informationen berör.
“Plattformen ger oss en direkt kontaktväg för att informera varje medarbetare om sådant som är relevant för just dem”, säger Henrik G. Pedersen, HR-konsult på Krifa.
Filtrerad information ger bättre relevans
Även Filip Carlsson, projektledaren på Ambea, understryker vikten av individanpassad och riktad kommunikation. Genom att använda filter, som till exempel geografisk ort eller behörighetsnivåer för förmåner, kan den som har administratörsrättigheter i plattformen skicka ut riktade budskap till olika grupper av mottagare. Det gör att informationen alltid är relevant för varje mottagare.
”En utmaning med vårt intranät har varit hur vi ska kunna göra budskapen mer individanpassade. Är man en så stor koncern och företagsgrupp som vi är så kommer det ju upp mycket som är irrelevant för varje individ. En av fördelarna med medarbetarportalens kommunikationsverktyg är just möjligheten till filtrering,” säger Filip Carlsson.
Eller som Isabelle Couquiaud-Schbath på MSD uttrycker saken:
“Ofta lägger man upp så mycket information på intranätet att medarbetarna inte vet var de ska börja leta. I vår förmånsplattform är informationen filtrerad, och profilen är anpassad efter medarbetarnas behov. Plattformen är till för att serva medarbetarna; inte för att företaget ska kunna dumpa en massa information bara för sakens skull.”
Vill du få fler tips för en mer träffsäker medarbetarkommunikation? Ladda ner vårt white paper Vad varje arbetsgivare bör veta om effektiv kommunikation konstnadsfritt redan idag.
