Att distansarbete är här för att stanna råder ingen tvekan om. Men hur ska man tänka som arbetsgivare för att erbjuda möjligheten att jobba hemifrån och samtidigt se till att verksamheten flyter på så smidigt som möjligt?
I en färsk rapport från Benify uppger 34 procent att de är öppna för att ha medarbetare som helt jobbar på distans, men bara 3 procent kan tänka sig detta koncept även om personen bor i ett annat land. Samtidigt vill 50 procent av arbetsgivarna, varav majoriteten av de 544 personer som svarade på enkäten har en roll inom HR, att de fortfarande vill att medarbetarna ska kunna komma in till kontoret och jobba från den fysiska arbetsplatsen vid behov.
Att inte ha en policy redo för distansarbete kan bli en utmaning vid rekrytering eftersom många yrkesgrupper förväntar sig en flexibel arbetsplats med möjlighet att jobba hemifrån. De flesta arbetsplatser med kontorsanställda är ändå alltmer öppna för att låta medarbetarna jobba på distans. Och som en följd av detta behöver arbetsgivarna även digitalisera fler processer. Benifys undersökning visar att 56 procent redan använder digitala verktyg vid introduktionen av nyanställda, men nästan 40 procent står fortfarande utan möjligheten till digital onboarding, ett av de populäraste arbetsgivarverktygen bland de 1500 arbetsgivare som valt Benify som partner för sitt strategiska HR-arbete. Genom att erbjuda access till onboardingmaterial som introduktionsvideor och ge en tydlig bild av alla anställningsförmåner blir medarbetarresan från att kontraktet är på skrivet till första arbetsdagen en positiv möjlighet att förbereda sig inför sitt nya jobb.
En god arbetsmiljö även på distans
När man väl är på plats behöver arbetsgivaren ha en tydlig policy som säkerställer att medarbetarna mår bra och samtidigt är produktiva, även på distans. För även om det kan underlätta vardagspusslet att ha friheten att jobba hemifrån behöver man hitta nya rutiner som kompenserar för uteblivna spontanmöten vid kaffemaskinen och i lunchrummet. Det gäller också att se till att medarbetaren har en bra arbetsmiljö i hemmet, både ergonomiskt och mentalt.
Man får heller inte glömma vikten av att faktiskt ses på plats då och då, för inspirerande teamdagar som knyter band och förbättrar samarbetet kollegorna emellan. Fastighetsägare som när alltfler jobbar hemifrån oroats för den så kallade kontorsdöden sitter nu lugnare i båten när många arbetsgivare inser vikten av fysiska mötesplatser där lokalerna anpassas med fler mötesplatser och färre skrivbord.
Det finns även många små men viktiga detaljer för en inkluderande arbetsdag när många möten sker digitalt på Teams eller Zoom. Många företagsledare har upptäckt att digitala möten kan vara exkluderande för de deltagare som ringer in till mötet, om övriga kollegor sitter i det fysiska mötesrummet. För att lösa detta bör alla, även de som sitter på plats fysiskt i möteslokalen, vara individuellt uppkopplade med kamera på sin egen dator. På så sätt har alla samma förutsättningar att delta aktivt i mötet. En av dem som tagit fasta på vikten av ett inkluderande möte är HR-konsulten Jenny Wallberg på Eda kommun.
- De som är med på länk blir som en fluga på väggen och glöms ofta bort. Man vet inte när man stör och inte. Digitala möten fungerar bara om alla har samma förutsättningar, säger Jenny Wallberg.
Digitala nomader – en ökande trend
I takt med att distansarbete blir vanligare ökar också trenden med digitala nomader, som har sin arbetsplats där laptopen råkar befinna sig. Workation är ett annat ord vi vant oss vid – att kunna åka iväg några veckor eller månader till ett annat land för att jobba på distans. Flera länder har gjort det lättare för flexibla och ressugna personer att stanna i landet under en period för att jobba. I Europa sticker bland annat Estland och många medelhavsländer ut och flera länder i Västindien lockar med detsamma.
Ett av de företag som ligger i framkant när det kommer till medarbetarnas möjlighet att välja varifrån de jobbar är svenska musikstreamingtjänsten Spotify, som har över 6000 anställda runt om i världen. 2021 startade bolaget programmet Work from anywhere något som HR-chefen Katarina Berg berättade om på Benifys årliga HR-konferens i höstas. Jobbet är inte någonting du bara gör, utan vad du gör, låter devisen. Genom att erbjuda möjligheten att jobba från vilken plats du vill blir det också lättare att hitta talanger i en rekryteringsvärld där det är arbetstagarens marknad.
Så vad gäller egentligen?
Många företag är fortfarande restriktiva med att låta medarbetarna jobba på distans obegränsad utsträckning. 25 procent i Benifys undersökning uppger dock att de inte har nog med relevant kunskap kring vad som gäller distansarbete ur ett arbetsrättsligt
perspektiv. I undersökningen uppgav arbetsgivarna inom offentlig sektor att de framförallt har behov att lära sig mer om försäkringar, arbetsmiljöansvar och nätverkssäkerhet när det kommer till distansarbete. Även skatteregler är en nöt att knäcka.
Under det senaste året har exempelvis flertalet myndigheter, som Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och Folkhälsomyndigheten infört ett maxtak för hur många timmar den anställde kan jobba på annan plats än kontoret, skriver tidningen Publikt. Detta med hänvisning till skatteregler för avdrag och ersättning för tjänsteresor då det är oklart var medarbetaren räknas ha sin arbetsplats. Skatteverket gick därför nyligen ut med förtydligade rekommendationer som säger att det visst går bra att förlägga arbetstiden på annan plats, även om det överstiger 50 procent, så länge den anställda fortfarande har en arbetsplats på det fysiska kontoret. På Pensionsmyndigheten, som inte infört något maxtak, anser man att distansarbetet gör det lättare för medarbetarna att kombinera privatliv och arbete.
- Vi ser att sjuktalen har gått ned på vår myndighet, så varför inte fortsätta på den här vägen, säger Ann-Christine Jonsson på Pensionsmyndigheten till tidningen.Har ni en genomtänkt policy eller har ni missat något? Ta del av hur andra arbetsgivare tänker i frågan. Ladda ner rapporten nu.
