Att företagets medarbetare är era viktigaste ambassadörer vet du säkert redan. Förutsatt att de är nöjda och trivs på jobbet. Från dess att anställningsavtalet skrivs på tills sista dagen är arbetad – oavsett hur lång anställningen blir – är medarbetarupplevelsen beroende av bemötandet, processerna och känslan från första till sista kontakt. Genom att digitalisera processerna kan ni säkerställa att varje steg bidrar till ert goda rykte. Det är dock inte den enda stora fördelen.
Vad menas med medarbetarresa?
Medarbetarresan innebär all kontakt en medarbetare har med er som företag. Från hur personen introduceras till företaget och sin nya roll till den dagen då personen till slut lämnar företaget. En annan del i medarbetarresan är hur ni hanterar återvändare, alltså medarbetare som har slutat och väljer att komma tillbaka en tid senare, men även de som kommer tillbaka från en föräldra- eller tjänstledighet. Vi delar upp medarbetarresan i fyra steg:
- Preboarding: Ge nyanställda en bra start – redan innan deras första dag på jobbet.
- Onboarding: Planera introduktionen så att medarbetare snabbt kan känna sig självgående.
- Reboarding: Förenkla processen för medarbetare som återvänder.
- Offboarding: Lämna ett gott sista intryck till medarbetare som slutar.
Varför ska man digitalisera en personlig kontakt?
Genom att digitalisera varje steg i medarbetarresan kan man säkerställa att kommunikationen inte brister eller något faller mellan stolarna. För även om man vill ha ett personligt bemötande, så vet vi att risken för mänskliga missar ökar i takt med de manuella processerna. Att använda en digital HR-plattform, där ni på ett och samma ställe hanterar allt från kommunikation till ersättning, kommer snabbt ge avkastning på investeringen. Både i form av mjuka värden som starkare employer brand, och i form av hårda värden som minskade kostnader för administration och nyrekryteringar.
Sju anledningar att digitalisera medarbetarresan
- Ekonomiskt fördelaktigt: Att ha nöjda medarbetare är såklart jätteviktigt, inte minst ur ett employer branding-perspektiv. Vi ska dock inte sticka under stolen med att en digitalisering och effektivisering av HR-processer innebär mindre tid på administration, och därmed också minskade kostnader. Nöjda och lojala medarbetare ger ofta också ringar på vattnet i form av minskade sjukskrivningar, lägre personalomsättning och färre nyrekryteringar.
- Följa företagets personalstrategi: Alla arbetsgivare bör ha en väl genomtänkt strategi för hur man hanterar medarbetarresan och andra personalrelaterade frågor. Och även om man har det, är det långt ifrån säkert att den efterföljs, särskilt i en organisation med många chefer med personalansvar. Digitalisering och automatisering hjälper till att hålla strategin på rätt spår.
- Skapa inkludering och teamkänsla: En utmaning som många, särskilt större företag har, är att lyckas skapa en sammanhållning och stark teamkänsla när man befinner sig på olika kontor, i olika städer eller till och med länder. Något som blivit en ännu större utmaning i takt med att fler och fler arbetsgivare erbjuder möjligheten till distans- eller hybridarbete. Lösningen kan vara en gemensam plattform för medarbetarresan som andas ert varumärke och stärker känslan av att vara en del av någonting större, till och med redan innan man börjar.
- Minskad risk för mänskliga fel: HR innebär ofta många dokument, mappar och möten. Hur noggrann man än är, så innebär manuell hantering en ökad risk för mänskliga fel. Digitalisering och automatisering ser till att allt hanteras på rätt sätt, vid rätt tidpunkt och lagras på rätt ställe.
- En bra start: Att ge blivande medarbetare tillgång till en personlig digital plattform i god tid inför första dagen kan vara ett bra sätt att skapa tillhörighet direkt. Genom denna kan de i lugn och ro lära känna organisationen och dess mål och vision, läsa policys, beställa utrustning som mobil och laptop och fylla i formulär om exempelvis nära anhöriga, bankuppgifter för löneutbetalningar och annan viktig information.
- Introduktion till arbetsuppgifter: En strukturerad introduktion är en av de viktigaste bitarna för att skapa förståelse och samförstånd hos den nya medarbetaren. En onboarding-process kan pågå i allt från 30, 90 eller 180 dagar, ända upp till ett år. Det gäller att erbjuda stöd genom alla steg av en ny medarbetares onboarding, på vilket sätt det än må vara. Huruvida medarbetaren känner sig stöttad genom hela upplärningsprocessen kommer att vara helt avgörande för dess utveckling och trivsel.
- Ett proffsigt avslut: Genom att ge medarbetare som går vidare ett kvalitetssäkrat avslut där de får fylla i digitala exit-formulär och lämna värdefull feedback garanterar du att inget viktigt faller mellan stolarna. En genomarbetad offboarding-process underlättar med andra ord både för medarbetaren som lämnar, kollegorna som är kvar och den eventuella efterträdaren.
Vill du läsa mer om den digitala medarbetarresan som Benifys HR-plattform erbjuder? Här kan du ladda ner vår guide som djupdyker i digital preboarding, onboarding, reboarding och offboarding. 