Vem har inte råkat ut för ett jobbmöte som sugit musten ur en? Agendor som inte hålls, otydliga syften eller diskussioner som drar över tiden. För ett givande möte krävs att alla som deltar bidrar med sitt. Därför har vi satt upp några konkreta förslag på hur mötena kan bli bättre, både för dig och din organisation.
En god psykosocial arbetsmiljö är a och o för att medarbetare ska må bra på jobbet. Forskning har visat att medarbetare som känner välbefinnande på sin arbetsplats är mer lojala, närvarande, innovativa och kan samarbeta bättre. Självklart påverkar detta även verksamhetens framgång och utveckling. Många beslut kring en verksamhet tas under möten, och det är viktigt att även de genomsyras av engagemang, kreativitet, lärande och personlig utveckling. Allt börjar med att skapa mental närvaro.
– På Benify vet vi hur stor skillnad små medel kan göra. Som verksamhet kan man öka välmåendet på arbetsplatsen och i möten bara genom att bli mer medveten om deltagarna i rummet och vad de behöver. Få justeringar kan gå lång väg, säger Sarah Isaksson Damberg, Senior Partner Manager & Health Strategist på Benify.
Aktiv närvaro är nyckeln
Många organisationer har tyvärr hamnat i en dålig spiral där möten blivit ineffektiva och röriga. Kanske har man för många möten – eller alldeles för få. En annan orsak kan vara att rätt personer inte kallats. Men hur hamnade organisationen i det här läget och vad kan man göra för att skapa en bättre möteskultur?
Först och främst är det viktigt att inte låta mötena bli slentrianmässiga. Både möteshållaren och deltagarna har ansvar för att det ska bli så effektivt som möjligt. Ska du hålla i ett möte? Se till att en genomtänkt agenda följer med i mötesinbjudan så att deltagarna kan förbereda sig. Tänk även efter vilka som faktiskt behöver delta, kalla inte in fler än nödvändigt och boka inte in mer tid än vad som behövs. Vi har alla fullbokade kalendrar, behöver du låna mer tid än en halvtimma för mötet? Tänk igenom innan så att alla i projektet är engagerade och motiverade att komma framåt.
Som mötesdeltagare är det också viktigt att förbereda sig i förväg. Det räcker inte med att bara dyka upp. Läs in dig på vad som ska tas upp så att du kan delta aktivt och komma med input. Men ta inte över mötet för den sakens skull, tänk på att fler kan ha något att säga. Se mötet som en chans att lära dig något nytt – lyssna på vad kollegorna har för tankar och idéer och låt alla tala till punkt.
Engagerande möten – mental närvaro
Det är väl spenderade minuter att checka in och landa lite innan mötet sätter igång. Tänk på att kallprat inte behöver vara struntprat. Att kallprata en stund innan man tar itu med mötesagendan kan ofta vara det som förenar mötesdeltagare, skapar god stämning och lägger grunden till ett effektivt och givande samtal.
– Uppmuntra alla att medverka och involvera sig i agendapunkterna och se även till att ha punkter på agendan där alla förväntas delta. Då ges människor som kanske inte vill ta för sig på egen hand möjlighet att bli hörda. Som moderator kan du sedan tydligt visa att du ser alla deltagare och lägger märke till det de bidrar med – även om det såklart är alla i rummets ansvar också, säger Sarah.
Ett annat tips som Sarah uppmuntrar är att lägga undan mobilerna. Multitasking må vara hajpat men varken du eller dina kollegor vinner på att du sitter med ögonen fokuserade på mobilen. Ett smart tips är också att be någon ta anteckningar att dela med övriga deltagare efteråt så kan fler delta aktivt i diskussionen utan att behöva tänka på att skriva ner vad som sägs och beslutas.
Avsluta varje möte på ett snyggt sätt. Oavsett hur givande ett möte är kan det utan ett ordentligt avslut göra att deltagarna lämnar mötet utan några tydliga insikter. Som moderator är det du som ansvarar. Sammanfatta vad ni kommit fram till innan ni bryter upp och se till att alla förstått. Tydliggör vem som ska göra vad och vem som är ansvarig och skicka ut mötesanteckningarna via mejl till alla deltagare efteråt.
9 snabba tips för ett effektivare möte
- Bjud in rätt personer så att innehållet är relevant för alla som deltar
- Boka inte in längre tid än vad som behövs
- Tydliggör syftet med mötet både i mötesinbjudan och när mötet startar
- Lägg upp tiden så att allt på agendan får plats
- Avsluta mötet i tid
- Summera vad ni kommit fram till
- Utse en ansvarig för det som beslutats och sätt tydliga deadlines
- Tacka för tid och engagemang.
Är du intresserad av hur man implementerar en rutin för god kommunikation som genomsyrar hela organisationen? Få fler tips i vårt whitepaper ”Vad varje arbetsgivare bör veta om effektiv kommunikation”.
