Den här artikeln är skriven av Anita Lettink, grundare av HRTechRadar. Hon har bland annat arbetat med att ta fram strategiska lösningar åt världsledande organisationer för hur de ska arbeta, framtidssäkra personalavdelningen och säkerställa att HR-funktionerna stöds av de senaste innovationerna och ny teknik.
Vi har redan slagit fast att det är viktigt att titta på total kompensation när man strävar efter lönetransparens. Nu är det dags att titta närmare på vad man faktiskt behöver göra för att få denna överblick.
I ett litet företag kan detta vara en ganska rättfram process. Men ju större en organisation är, desto sannolikare är det att de anställda har individuella arrangemang som de ansvariga för kompensation och förmåner inte nödvändigtvis är medvetna om. Och inte nog med det. När företag har en historia av fusioner och förvärv dras de ofta med gamla belöningspolicyer för specifika grupper av medarbetare. Hur kan man då säkerställa att allas totala kompensation är ordentligt dokumenterad och utvärderad?
Vikten av en kompensationsfilosofi
När ni vill införa rättvis lönesättning rekommenderar jag att ni börjar med att definiera en kompensationsfilosofi. Det är ett dokument som beskriver varför ni betalar, och vad ni betalar. Det listar alla element som ingår i er total rewards-strategi. Att dokumentera er approach till löner och kompensation gör det möjligt för nuvarande och framtida medarbetare – inklusive chefer – att förstå vilket beteende som kan leda till löneökningar och andra möjligheter. Kompensationsfilosofin tjänar följande syften:
-
Harmonisering med affärsmässiga mål: En kompensationsfilosofi bidrar till att organisationens lönestrategi samverkar med övergripande affärsprioriteringar och -värderingar. Den säkerställer att lönesättningen bidrar till att organisationen når sina mål.
-
Konkurrenskraftig positionering: Filosofin hjälper ert företag att sticka ut från mängden. Genom att ha en tydlig kompensationsfilosofi, och erbjuda attraktiva löne- och förmånspaket, kan ni attrahera och behålla rätt talanger.
-
Transparens och rättvisa: En välformulerad kompensationsfilosofi hjälper er kommunicera till medarbetarna hur lönebeslut fattas, och reducerar intrycket av orättvisa eller favorisering.
”I-deals” sätter käppar i hjulet
Även om man har en kompensationsfilosofi är det inte alltid lätt att dokumentera alla belöningar varje medarbetare får. Detta beror ofta på så kallade I-deals (individualized deals). En I-deal är en personlig överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare. I praktiken är I-deals ofta informella uppgörelser om förmåner som en viss medarbetare får, men inte andra. Det kan exempelvis handla om möjligheten att jobba flexibelt, karriärutveckling eller unika jobbroller. I-deals kan ha existerat i många år inom en organisation, och kanske rentav blivit regel snarare än undantag – men ändå är de ofta odokumenterade.
När man först implementerar rättvis lönesättning kan det hända att chefer och anställda letar efter andra sätt att belöna någon på. En I-deal kan vara en snabb överenskommelse som inte nödvändigtvis kräver formellt godkännande. Kanske handlar det om att en viss medarbetare får jobba hemifrån fler dagar per vecka än sina kollegor, eller får gå en särskild kurs. Eftersom I-deals ingår i det totala kompensationspaketet kräver de noggrann granskning, så att de inte oavsiktligt motarbetar jämställdhet.
När I-deals istället förblir dolda hotar de den jämlika lönesättningens själva essens. Därför är det avgörande att man upprättar tydliga policyer och en konsekvent praxis för att hantera I-deals, i syfte att de istället ska bidra positivt till ramverket för total kompensation. För att upprätthålla jämlik lönesättning måste man alltså säkerställa att alla I-deals registreras ordentligt – och en förmånslösning är unikt lämpad för just det ändamålet.
Behöver jag en total rewards-lösning?
Ofta frågar folk om de kan använda informationen i deras lönesystem för att uppnå jämlik lönesättning. Svaret är: ja, men den datan i sig berättar inte hela historien. Den inkluderar exempelvis inte värdet av fortbildningar, rabatter på gymkort och så vidare. När er kompensation inkluderar mer än bara själva lönen borde ni överväga att skaffa en total rewards-lösning av flera anledningar:
- Helhetsbild av kompensation: Total rewards-lösningar erbjuder en heltäckande bild av medarbetarnas kompensation, vilken inte bara innefattar själva lönerna, utan också bonusar, förmåner, möjligheter till karriärutveckling och balansen mellan arbete och privatliv. Lönetransparens fungerar bättre när varje medarbetare kan se och förstå hela spektrumet av sin kompensation och hur den står sig inom organisationen, samt den bredare marknaden.
- Standardisering och konsekvens: Dessa lösningar bidrar till att skapa en konsekvent och standardiserad approach till total rewards. De gör det möjligt för er att objektivt jämföra medarbetarnas kompensationspaket. De bidrar därmed också till att säkerställa att lönebeslut fattas på just objektiva grunder – vilket är avgörande för att en satsning på lönetransparens ska bli trovärdig och effektiv.
- Analytiska insikter: Total rewards-lösningar inkluderar ofta analytiska verktyg som gör att företag kan utvärdera sin kompensationsdata, upptäcka skillnader, och säkerställa att kompensationen harmoniseras med organisationens lönefilosofi. Dessa analytiska insikter är ovärderliga när man ska genomföra en satsning på lönetransparens.
Utöver allt detta kan man med en total rewards-lösning ge medarbetarna en flexibel förmånsbudget istället för ett fast förmånspaket, så att de själva kan välja vilka alternativ som passar dem bäst. Detta låter dem alltså skapa ett skräddarsytt förmånsprogram, unikt anpassade till dem själva. Och även om detta inte är relaterat till jämlik lönesättning så höjer det er profil som en attraktiv arbetsgivare.
Att kasta ljus över det okända
En total rewards-lösning tjänar två syften. Dels erbjuder den arbetsgivare och arbetstagare en heltäckande bild av organisationens totala kompensationer – från löner och förmåner till bonusar. Det här gör att ni kan beräkna den totala summan av kompensation per medarbetare, och använda detta när ni rapporterar in er data.
Dels låter den medarbetarna kolla om alla aspekter av deras kompensation är korrekt registrerade. Om de inte är det kommer medarbetarna sannolikt säga till. Ger man medarbetarna denna överblick får man möjligheten att identifiera existerande I-deals och vidta nödvändiga åtgärder i linje med initiativet för jämlik lönesättning.
Var medveten om att korrigerande åtgärder kan vara nödvändiga i de första faserna av det här projektet. Förmåner som redan delats ut kan dock inte upphävas. Men framöver bör förmåner och andra bonusar bara erbjudas i linje med kompensationsfilosofin. En total rewards-lösning ger er alla verktyg ni behöver för att upprätthålla detta, och säkerställa att all kompensation är konsekvent med organisationens kompensationsprinciper.
Era nästa steg
När man vill införa rättvis lönesättning är det viktigt att få en överblick över den totala kompensationen. Här är fyra tips som kan hjälpa er komma igång:
- Utbilda er själva och andra: Etablera en omfattande överblick över den totala kompensationen, inklusive I-deals, som är tillgängliga i er organisation. Dela denna kunskap med ledningsgruppen och förespråka en holistisk approach till kompensation.
- Etablera en kompensationsfilosofi: Dokumentera varför ni betalar vad ni betalar, och säkerställ att ni inkluderar alla aspekter av kompensation som ni erbjuder.
- Utvärdera HR-lösningar: Avgör om era nuvarande HR-lösningar möjliggör ordentlig analys, jämförelse och kommunikation kring kompensationspaketen, eller om ni behöver leta efter en mer fokuserad lösning.
- Främja transparens: Förespråka tydliga policyer gällande total rewards och I-deals för att skapa en kultur av öppenhet och rättvisa.
Konversationen kring lönerättvisa är komplicerad och nyansrik. Och den har dessutom bara börjat. Om man vill vara redo till 2027 gäller det att ta vara på tiden. Ni kommer bara kunna följa EU-direktivet om ni tar med alla sorters kompensation i beräkningarna och tar er tid att säkerställa att alla medarbetare är korrekt registrerade.
Att etablera jämlik lönesättning handlar inte bara om compliance. När man omfamnar total rewards-konceptet bidrar man till en kultur där varje medarbetare värderas och får erkännande för sina bedrifter på samma sätt, oavsett vad de har för bakgrund eller personliga egenskaper. Det handlar om att skapa en miljö där rättvisa och inkudering inte bara är ord på ett papper, utan djupt rotade i organisationens DNA. När man anammar en heltäckande approach till total rewards bygger man också en attraktiv arbetsplats som reflekterar att samhällets ökade fokus på jämlik lönesättning.
Är du nyfiken på mer läsning? Läs vår guide om förmåner som gör skillnad.
