Varenda liten kontakt under rekryteringsprocessen påverkar kandidatupplevelsen, men det största misstaget de flesta gör är att missa återkopplingen. Det menar Malin Källström och Hanna Berg, talent acquisition specialists på Benify. Här ger de sina bästa tips för hur du får till en bra kandidatupplevelse – och förklarar varför det är viktigt.
En process som tar alldeles för lång tid, dålig återkoppling, ingen förklaring till varför man inte blivit vald eller att inte ställa samma frågor till varje kandidat. Fallgroparna är många och vad som är säkert är att man inte minns alla de bra rekryteringsprocesserna. Men vi minns de dåliga.
– Kandidatupplevelsen är som en aktiv måttstock för hur den som söker ett jobb upplever hela rekryteringsprocessen. Man ska komma ihåg att kandidaten kommer dela med sig med vänner och familj om upplevelsen har varit dålig, ja kanske till och med i sociala medier. Det hela påverkar i hög grad arbetsgivarvarumärket, säger Malin Källström.
Att kandidatupplevelsen är högt prioriterad av många HR-avdelningar menar Malin Källström beror på att fler och fler förstått hur stor och direkt inverkan den har på arbetsgivarvarumärket. En positiv erfarenhet av processen gör att kandidaten kan verka som ambassadör för företaget eller organisationen.
– En kandidat som får nej kan vara en potentiell kund i framtiden, eller kanske kan passa för en annan roll längre fram. Ett vanligt misstag är att man endast fokuserar på dem som man finner intressanta för en jobbroll, och glömmer bort de andra.
Löpande kontakt
Transparens och tät kontakt är att rekommendera. Det räcker inte med ett bekräftelsemejl om att ansökan är mottagen, eller att skicka ut ett mejl för att berätta att rollen är tillsatt. Löpande kontakt om vad status är just nu gör att kandidaten känner sig välinformerad.
– Sen ska man komma ihåg att varje kontakt med kandidaten påverkar hela upplevelsen. Varenda intervju, samtal eller sms spelar roll. Det kan vara att någon del brister som gör att kandidaten väljer att inte ta jobbet. Intervjun är inte det enda, säger Hanna Berg.
Det är också viktigt att tänka på att kandidat och arbetsgivare väljer varandra, inte att den ene väljer den andra.
– Ge kandidaten utrymme att ställa frågor. Allt fler rekryteringsprocesser är digitala och man ska vara tidseffektiv och flexibel, säger Hanna Berg, som mest jobbar med rekrytering inom tech.
– Det är fortsatt kandidatens marknad, även om många bolag nu varslar. Inom min bransch ser vi fortsatt brist på kompetens. Jag tror inte vi kommer se massrekryteringar framåt men tech-kompetensen tror jag personligen att det kommer vara brist på.
Bjud in till kontoret
Det är inte att underskatta att ses fysiskt. Att bjuda in kandidaten till kontoret är bra för båda parter. Den som rekryterar har en möjlighet att visa upp arbetsplatsen, medan kandidaten får chansen att träffa eventuella framtida kollegor, samt kan skapa sig en bild av hur det kommer vara att jobba just där.
– Det är ett bra sätt att känna in kulturen och få möjlighet träffa någon från bolaget personligen. Det kan vara en parameter som väger in om kandidaten står och väljer mellan olika erbjudanden, säger Malin Källström.
Ett effektivt sätt att få reda på vad ens kandidater tyckte om rekryteringsprocessen i efterhand är att jobba datadrivet genom att mäta kandidatupplevelsen genom cNPS.
– En kort undersökning är ett bra underlag för att kunna förbättra det man gör. Sen får man inte glömma att följa upp resultaten och justera vad som kanske inte funkar.
Både Hanna Berg och Malin Källström kan inte nog understryka vikten av en transparens, för att inte ödsla någons tid. Att ge en rättvis bild av bolaget och att även lyfta lönespannet direkt från början – är några delar som ökar transparensen.
– Se också till att varje kandidat får samma frågor och att man från början även vet om vad som förväntas, som att processen till exempel är uppdelad på två intervjuer, ett case och att man ska ge referenser. Eller att berätta när man kan förvänta sig återkoppling.
Malin Källström avslutar:
– Som kandidat investerar man mycket hjärta i en rekryteringsprocess. Därför ska man vara rättvis och säga vad det eventuellt föll på. Det tjänar du som arbetsgivare på.
8 do's
- Tydlig introduktion. Presentera dig och vad tanken med intervjun än, dagens upplägg och vilka delar som ni kommer gå igenom. Dubbelkolla gärna om kandidaten har hängt med innan intervjun startar.
- Förbered frågor utifrån kravprofil. Ställ samma frågor till alla kandidater så att det tydligt går att jämföra deras svar.
- Håll dig till kravprofilen. Fråga enbart det som är relevant för rollen. Om kandidaten svävar iväg, våga avbryta.
- Våga vara tyst efter du ställt en fråga. Ibland vet inte kandidaten direkt vad den ska svara, vilket kan kännas obekvämt. Låt kandidaten få fundera, det gör ingenting om det är tyst ett tag.
- Ställ följdfrågor. Svarar kandidaten lite kortare på en fråga eller du vill veta ännu mer, ställ gärna följdfrågor.
- Tänk på miljön för din intervju. Har du en fysisk intervju, se till att du hittar ett rum som är lite avsides. Har du en digital intervju, se till att du sitter i lugn och ro med bra ljus. Dubbelkolla även din internetuppkoppling innan.
- Lämna tid för kandidaten att ställa frågor. Ofta kanske kandidaten har frågor som inte har pratat om i intervjun. Kandidaten ska gå ut från intervjun utan några frågetecken.
- Tydligt avslut. Avsluta alltid med att berätta om när kandidaten kan förvänta sig återkoppling samt vad ett eventuellt nästa steg kommer att innebära.
8 dont's
- Presentera dig med privata detaljer. När du som rekryterande chef presenterar dig, prata om vad du arbetar med och hur länge du arbetat på bolaget. Du ska inte börja intervjun med att berätta hur många barn du har, vilket fotbollslag du hejar på eller var du har landställe.
- Vara många på intervjun. Att vara väldigt många inne på intervjun kan göra att det rörigt för kandidaten. Det kan även bli så att man pratar i mun på varandra när många ska ställa frågor. Försök att hålla er till en eller max två personer + kandidaten.
- Att ha glömt att läsa igenom kandidatens CV. Kandidaten vill känna att du har läst på om bakgrunden så att den känner sig sedd.
- Ställa slutna frågor. Försök att ställa frågor som börjar med ”hur” eller ”på vilket sätt”. Slutna frågor ger slutna svar.
- Avsluta intervjun väldigt tidigt eller gå över tiden mycket. Även om du inte är nöjd med kandidatens svar, avsluta inte intervjun för tidigt. En intervju kan vända. Ha även respekt för kandidatens tid, se till att hålla dig inom tidsramen,
- Att ge en förfinad bild av rollen. Att inte vara ärlig och transparent kommer bara ge konsekvenser längre fram. Var istället öppen och transparent med utmaningar i rollen och vad som krävs av personen.
- Att inte titta upp från datorn/ ditt anteckningsblock. Självklart kan du anteckna under intervjun men se till att titta upp från din datorskärm så att blir ett mer naturligt samtal.
- Ställa privata frågor. Ställ aldrig frågor som inte är relevanta för rollen. Även om du vill få en mer avslappnad intervju så är det inte relevant vad kandidaten gör på fritiden, om personen har familj eller var den är uppväxt.
Upptäck mer om vad kandidaterna letar efter på sin nya arbetsplats i rapporten Framtidens arbetsliv: En arbetsplats i förändring.